Metoda ta stosowana jest przy optymalizacji procesów, która wykorzystując analizę statystyczną, która bazuje na faktach, pomaga racjonalnie spojrzeć na problem i zrozumieć jego przyczynę, przez co podmiot wykorzystujący tę metodę może rozwiązać powstały problem.
Nazwa metody pochodzi od akronimu angielskich słów
Define – czyli definiowane celów, które mają ulec poprawie ;
Measure – czyli pomiar stanu obecnego jaki występuje w danym środowisku ;
Analyze – czyi analizowanie wszelkich elementów, które mają jakikolwiek wpływ na proces ;
Improve – tutaj przedstawia się propozycję zmian i sposób ich wdrożenia ;
Control – czyli po prostu kontrolowanie czy uzyskane efekty są zgodne z założeniami jakie powstały podczas przeprowadzania analizy.
Definiowanie jest pierwszym etapem przeprowadzania cyklu metody DMAIC. Podczas definiowania zespół przeprowadzający badanie, powinien określić punkty krytyczne dla jakości, czyli wartości jakie oferowane produkty czy usługi są najbardziej istotne dla klienta. Aby umożliwić wykrycie takich punktów krytycznych należy przeprowadzić inne badanie, które nazywa się badaniem Głosu klienta.
Badanie te polega na wykryciu co dla klienta jest w naszym produkcie bądź usłudze najważniejsze, a często można to przeprowadzić prosząc o wypełnienie ankiety przez klienta lub też sprawdzając to wykorzystując inne narzędzia marketingowe.
W fazie definiowania należy zwrócić również uwagę na kartę projektu, której zadaniem jest sprecyzowanie i odpowiednie uporządkowanie zebranych dotąd informacji. Należy tutaj powiedzieć sobie co jest źródłem problemu, jakie mamy możliwości rozwiązania kłopotliwej kwestii oraz w jaki sposób zbadamy czy zaproponowane rozwiązanie rzeczywiście przyniosło zamierzony skutek.
Trzecim i ostatnim etapem fazy definiowania jest stworzenie mapy procesu, która obrazuje przebieg procesu uwzględniając jego najważniejsze etapy, zbiera informacje o naszym kliencie, jego oczekiwaniach i potrzebach, a także przedstawia jakie są istotne elementy wejściowe naszego procesu – co musi się w nim znaleźć by ten działał jak najsprawniej.
Kolejnym etapem jest etap pomiaru, który mierzy kluczowe i najważniejsze parametry badanego procesu oraz gromadzenie danych wykorzystywanych w całej analizie.
W etapie pomiaru musimy zadbać o zebranie jak najbardziej szczegółowych danych na temat badanego procesu, gdyż jak wiadomo dobre określenie wszystkich czynników procesu pozwoli jasno określić z czego się on składa, jakie mogą być przyczyny zaburzeń. Proces pomiaru można przyrównać do przygotowania do pracy, a jeżeli przygotujemy się do niej źle, to nie będziemy mogli liczyć na zadowalające nas efekty.
Kluczowym elementem etapu pomiaru jest zidentyfikowanie narzędzi jakimi będą pobierane pomiary – oczywistym jest, że należy zadbać o to by wykorzystywane narzędzia oddawały pomiar jak najbardziej rzetelnie, gdyż zakłamanie istniejącej rzeczywistości mogłoby zakłócić wprowadzane zmiany.
Etap analizy prowadzi nas do badania zależności na poziomie przyczyna – skutek, dzięki czemu możemy określić jakie relacje zachodzą pomiędzy elementami procesu. Ten etap metody DMAIC pozwala niejako zastanowić się gdzie może leżeć problem, jaka jest jego przyczyna.
Metoda DMAIC w tym momencie powinna również określić jaki będzie cel wprowadzanych zmian – co istnieje w naszym procesie obecnie, a co chcielibyśmy uzyskać. Warto tutaj jasno określić cel przeprowadzanych zmian, żeby następnie wprowadzić zmiany konkretnie nastawione na realizację postawionego celu.
Analiza w metodzie DMAIC pozwala stworzyć swoisty punkt odniesienia – czyli stan obecny, ten, który chcemy zmienić gdyż jego obraz nam nie odpowiada. Prócz określenia stanu obecnego, określamy również wygląd stanu pożądanego po wprowadzeniu zmian.
Etap udoskonalenia w metodzie DMAIC to po prostu usprawnienie procesu biorąc pod uwagę analizę zgromadzonych danych tak by wprowadzić pożądane zmiany, które wyeliminują problem lub chociaż w pewnym stopniu go poprawią. W tym etapie powinniśmy podjąć wszelkie działania, które zapewnią nam poprawę.
Proces udoskonalania będzie przeprowadzony wzorowo, jeżeli osiągniemy dokładnie takie cele jak te, które umieściliśmy w „stanie pożądanym” w etapie analizowania metody DMAIC.
Etap kontroli jest etapem w którym porównujemy stan obecny do stanu poprzedniego, czyli inaczej mówiąc sprawdzamy, czy wszystkie wprowadzone przez nas zmiany przyniosły nam korzyść, a stan obecny jest bardziej zadowalający niż poprzedni.
W etapie kontroli, metoda DMAIC zakłada, że sprawdzamy czy osiągnęliśmy to co sobie wcześniej zaplanowaliśmy. Jeżeli tak, można uznać, że metoda DMAIC i inne działania zostały przeprowadzone tak jak należy.