Podczas gdy jedni beztrosko zażywali morskich kąpieli, spacerowali po górach, żeglowali, wędkowali i robili wiele innych typowych dla urlopu czynności inni musieli ciężko pracować by ich zastąpić. Okres urlopowy wielu menadżerom spędza sen z powiek, jest jednak narzędzie które usprawni ich prace nie tylko w czasie wakacji!
W niektórych firmach urlop nawet wielu pracowników naraz może nie stanowić większego problemu, ale zaczynają się one kiedy przedsiębiorstwo za sprawą urlopów musi zmniejszyć np. ilość wytwarzanych przez siebie dóbr (dzieje się tak chociażby w firmach produkcyjnych pracujących w systemie zmianowym). Dla takiej firmy okres urlopowy to nie lada wyzwanie, bowiem brakujące ogniwo w postaci pracownika na urlopie trzeba zastąpić innym. Wszystko zależy oczywiście od rodzaju działalności firmy, jej wielkości, charakteru pracy poszczególnych pracowników oraz ich liczby. Obniżanie wydajności przedsiębiorstwa może wiązać się z niemałymi stratami finansowymi, dlatego trzeba zrobić wszystko aby okres urlopowy nie wpłynął negatywnie na działalność naszej firmy i nie dezorganizował jej funkcjonowania.
Pomocną w takim wypadku może okazać się tzw. matryca umiejętności, opisująca obecny oraz oczekiwany poziom wiedzy i umiejętności każdego pracownika. Jest to wizualne przedstawienie posiadanych przez pracowników umiejętności przez naniesienie ich na przygotowany do tego celu formularz. Wprowadzenie matrycy pozwala nam na większą elastyczność i zastępowalność pracowników.
Podstawowym zadaniem matrycy jest podniesienie motywacji pracowników oraz zwiększenie atrakcyjności środowiska pracy. Pracownik porównując swój wkład w życie firmy i zaangażowanie we własną pracę, oczekuje adekwatnego wynagrodzenia. Porównywanie swojego zaangażowania do zaangażowania współpracowników i korzyści, które oni otrzymują, może negatywnie wpłynąć na wydajność pracy, kiedy pracownik wywnioskuje, że osoba gorzej wypełniająca te same obowiązki zarabia więcej!
Z pomocą matrycy oraz przy dobrze stworzonym systemie wynagradzania i siatce płac wszyscy pracownicy wynagradzani są odpowiednio do posiadanych umiejętności i każdy wie jak ocenieni są ich współpracownicy i co trzeba zrobić, aby zrealizować założone cele. Pracownik zmotywowany za swoją pracę odpowiednim wynagrodzeniem, zauważając że wśród współpracowników są lepsi od niego, stara się im dorównać podnosząc swoją efektywność. Matryca kompetencji pozwala na stworzenie ścieżek kariery, które dla wszystkich są przejrzyste.
Aby matryca służyła pracownikom musi być eksponowana w miejscu ich pracy tak by każdy miał do niej dostęp. Jednak największe korzyści czerpią z niej menadżerowie. Przejrzyste rozpisanie stanu umiejętności i wiedzy pracowników, wspomaga nie tylko plan rozwoju każdego pracownika i wytyczenie mu celów ale doskonale wspomaga prace managera w okresie urlopowym. Dzięki matrycy ustalimy terminy wykorzystania urlopu, uwzględniając wnioski pracowników bez negatywnego wpływu na działalność przedsiębiorstwa oraz lepiej zorganizujemy pracę w firmie.
Matryca kompetencji sprawdza się nie tylko w dużych przedsiębiorstwach produkcyjnych. Często wprowadza się ją również w sektorze administracyjnym, gdzie pozwala usprawnić pracę biura oraz w małych firmach w okresie wzrostu, kiedy to wiedza o pracownikach, gromadzona dotychczas w głowie szefa musi zostać przelana na matryce. W obu przypadkach matryca wspomaga zwiększenie elastyczności pracowników oraz daje możliwość większej ich zastępowalności. Pracodawca ma wówczas możliwość szybszego przesuwania pracowników do zadań priorytetowych dla firmy w danym momencie lub relatywnie szybkiego uzupełniania niezbędnej wiedzy i praktycznego jej zastosowania.
Jeśli można by wskazać jakieś wady matrycy kompetencji to pewnie byłoby to ryzyko nierzetelnej oceny, niestety kwestie rozstrzygane za pośrednictwem ludzi wiążą się z subiektywizmem. Dlatego tak ważne jest by dokładnie przeanalizować proces tworzenia matrycy a przygotowywane opisy kompetencji i oceny pracowników wypełniać rzetelnie przy wykorzystaniu kilku źródeł informacji.
Podnoszenie kompetencji pracowników, a więc pośrednio i wprowadzenie matrycy to również koszty, związane chociażby z tzw. systemem mentoringu. Proces ten wykorzystuje wiedzę doświadczonych pracowników na rzecz rozwoju młodszych. Mentor (nauczyciel) wprowadzając młodych pracowników w specyfikę pracy danego stanowiska obniża na ten czas swoją wydajność, podnosząc koszty wytwórcze. Nie lada przedsięwzięciem jest również organizacja szkoleń, prelekcji, warsztatów podnoszących kwalifikację pracowników, ale to przecież niezbędny proces rozwoju całego przedsiębiorstwa w którym rewelacyjnie sprawdza się matryca. Jak wskazują eksperci – pracownicy to najlepszy kapitał firmy!