Systemy Just In Time (JIT – dokładnie na czas), coraz powszechniejsze w wielu krajach świata, często są rozumiane jako dostawy materiałów bezpośrednio na taśmy produkcyjne bez wcześniejszego ich magazynowania.
Określa się je czasami jako zaopatrzenie zsynchronizowane z produkcją i kojarzone są z redukowaniem poziomu zapasów. Rzeczywiście minimalny, a nawet zbliżony do zera, poziom zapasów jest istotną cechą systemu JIT, jednak nie jedyną.
JIT to coś więcej niż obniżka zapasów. JIT angażuje i integruje wszystkie sfery przedsiębiorstwa – zarządzanie, zaopatrzenie, produkcję, dystrybucję, marketing, logistykę, finanse, w celu eliminowania marnotrawstwa i zwiększenia stopnia elastyczności firmy.
Po raz pierwszy JIT został wprowadzony w latach 50- tych w Japonii pod nazwą Kanban. U podstaw stworzenia systemu leżały ciągły wzrost wymagań klientów, ich szybko zmieniające się wymagania, a co za tym idzie skracanie się cyklu życia wyrobów.
W latach 80-tych przemysł samochodowy wprowadził model Just-In-Time z wielkim sukcesem i z długotrwałym wzrostem wydajności.
JIT czyli „Dokładnie Na Czas”, to system działania pozwalający produkować, dostarczać wymagane materiały, surowce lub produkty dokładnie wtedy, kiedy są one niezbędne tzn. zgodnie z wymaganiami planu czy też zlecenia.
Podejście do zapasów w systemie Just in Time
Minimalizacja zapasów materiałowych w systemie JIT, zapewnia możliwość znacznej obniżki kosztów związanych z brakiem potrzeby inwestowania w pomieszczenia i powierzchnie magazynowe, zapewnia lepsze wykorzystanie aktywów przedsiębiorstwa, gdyż nie są one zamrożone w materiałach, towarach zalegających na składzie.
Z zapasami związane są przede wszystkim znaczne koszty. Są to koszty:
- magazynowania (m.in. amortyzacja magazynu, jego wyposażenie – np. regały i stojaki, środki transportu wewnętrznego, płace personelu, dzierżawa, ubezpieczenie, remonty);
- utrzymywania zapasów (m.in. koszt finansowania zapasów, zamrożenia kapitału, ubezpieczenia, strat, kradzieży, zniszczenia, utraty wartości rynkowej lub ekonomicznej).
Podejście do zapasów w systemie JIT jest następujące: w systemie tym postrzega się zapasy jako “zasłonę” dla istniejących w przedsiębiorstwie problemów.
Zapasy nie są, jednak sposobem rzeczywistego rozwiązania tych problemów, są natomiast sposobem ich “zakrywania” – w dodatku bardzo kosztowym.. Podobnie – obniżenie poziomu zapasów odkrywa występujące w przedsiębiorstwie problemy, które następnie powinny zostać przeanalizowane, przede wszystkim w celu znalezienia ich źródła.
Chociaż określenie “dokładnie na czas” sugeruje, że utrzymywanie zapasów jest zbędne, to często pewna rezerwa może być potrzebna nie tylko w początkowej fazie wdrażania JIT, ale nawet później. Zapasy, a więc i gospodarka magazynowa pełnić mogą ważną rolę w systemie, umożliwiając efektywne dostawy do klientów.
W podejściu do zapasów w takim systemie (oprócz ich niskiego poziomu) będzie odpowiednia lokalizacja. Zapasy powinny być, bowiem przesunięte tam, gdzie będą one najefektywniej zarządzane. Zapas ten można utrzymywać w magazynie lub na stanowisku pracy. Poza tym sam magazyn może być zlokalizowany w miejscu, w którym opłaty za dzierżawę są niższe np. w innej części miasta.
Zapasy są często przesuwane w górę strumienia logistycznego, z odbiorcy na dostawcę. Należy jednak zaznaczyć, że JIT nie polega na pozbywaniu się zapasów i “spychaniu” ich na dostawcę w takiej samej wielkości, jakie dotąd były utrzymywane, lecz na jednoczesnym przesuwaniu zapasów i ich redukowaniu.
W podsystemie magazynowania należy zwrócić uwagę na następujące zagadnienia:
- miejsca przyjęć ładunków i ich składowania powinny być usytuowane jak najbliżej stanowisk, na których będą one przetwarzane, podobnie też strefa wydań towarów do wysyłki – jak najbliżej miejsc ostatecznej produkcji;
- ewentualne rozszerzenie funkcji magazynu o dodatkowe funkcje takie jak ostateczne wykończenie produktu, montaż, itd.
- wyposażenie w sprzęt charakteryzujący się dużą szybkością, elastycznością i niezawodnością (najlepiej zautomatyzowany), stosowanie typizowanych jednostek ładunkowych.
Poziom zapasów przy użyciu różnych metod planowania:
- system konwencjonalny,
- system MRP,
- system just-in-time
Podsystemy produkcji dostosowywane do wymogów JIT
System Just In Time wymaga dokonywania zmian w całym systemie produkcyjnym. Zmiany te dotyczą wielkości potencjału produkcyjnego, planowania (długo; krótkookresowego), zarządzania zasobami ludzkimi, rozlokowania zasobów, wyboru form organizacji produkcji i strategii obsługowo-naprawczej.
Już na etapie projektowania podsystemów produkcji, należy stworzyć rozwiązania, które zapewnią wysoką jakość produktu oraz bezawaryjność systemu produkcji. Również sam produkt powinien być tak zaprojektowany, aby sprawiał jak najmniej problemów w produkcji jak i na poszczególnych szczeblach łańcucha logistycznego.
Na poziomie operacyjnym zmiany powinny obejmować harmonogram produkcji (produkcja w krótkich seriach- podstawową przesłanką takiego podejścia do produkcji jest możliwość szybkiej reakcji na zmieniający się popyt).
Między kosztami zapasów a kosztami przestawienia produkcji istnieje relacja typu fade-off. W system JIT produkcję przestawia się często, a serie wyrobów są krótkie, istnieją obawy, że koszt produkcji może znacznie wzrosnąć ze względu na wzrost kosztów związanych z uruchomieniem lub przestawieniem produkcji.
Kolejność wprowadzania wdrożeń powinna być tak zorganizowana ażeby najpierw wprowadzić te zmiany, które przyniosą największe oszczędności w stosunku do nakładów.
Współpraca z dostawcami
Charakterystyczna dla zaawansowanych systemów JIT jest ścisła współpraca z dostawcami, ograniczanie liczby dostawców, duże wymagania pod względem jakości dostarczanych produktów oraz terminowości i pewności dostaw. Ścisła współpraca z dostawcami charakteryzuje się zwykle następującymi cechami:
- długoterminowymi porozumieniami;
- swobodnym przepływem informacji – dotyczących m.in. planów rozwoju produktów, strategii marketingowej, planowanych harmonogramów dostaw, zdolności produkcyjnych, technologii;
- skoordynowanymi systemami planowania u dostawcy i odbiorcy;
- wdrażaniem elektronicznej wymiany informacji;
- włączaniem dostawców do projektowania;
- zaangażowaniem najwyższego kierownictwa po obu stronach;
- systematycznymi kontaktami roboczymi;
- negocjacjami kooperacyjnymi, a nie kontraktacyjnymi;
- współdziałaniem na rzecz łagodzenia konfliktów między kosztami a jakością.
Dostawcy traktowani są jak przedłużenie własnej fabryki. Zanim jednak do tego dojdzie, przedsiębiorstwo musi pokonać wiele trudności. np., że zamiast zaopatrywać się w dane dobro u wielu dostawców, należy wybrać jednego lub kilku i z nimi nawiązać stałą współpracę. Aby dokonać prawidłowego wyboru, należy zaprojektować i wdrożyć system oceny dotychczasowych dostawców.
Ustalone powinny być kryteria:
- oceny jakości,
- kryteria oceny poziomu obsługi,
- cenę,
- zdolność do postępu technologicznego
- komunikację między dostawcą a odbiorcą.
Ścisła współpraca z dostawcami owocuje pojawieniem się efektu synergii. Na współpracy korzystają obydwie strony. Odbiorca otrzymuje odpowiedniej jakości produkt, w odpowiednich terminach, dzięki czemu obniża swoje koszty (mniej braków, mniej poprawek, większa pewność – więc możliwość zmniejszenia zapasów itd.). Dzięki ścisłej współpracy, między dostawcą i odbiorcą, uzyskać można znaczną obniżkę kosztów po obu stronach.
Znaczenie pracowników w systemie JIT
Cechą charakterystyczną zaawansowanych systemów JIT jest wysokie zaangażowanie pracowników, ich entuzjazm i odpowiedzialność za realizowane procesy.
W systemach JIT szeregowi pracownicy mają większą niż w tradycyjnych przedsiębiorstwach:
- odpowiedzialność,
- większe możliwości podejmowania decyzji,
- rozwiązywania problemów,
Jest to przeciwieństwo tradycyjnych koncepcji zarządzania np. koncepcji Taylora, który postulował oddzielenie zarządzania od wykonywania. Koncepcja Taylora powstała na przełomie XIX i XX w., w czasie gwałtownego rozwoju przemysłowego i braku wykwalifikowanej siły roboczej. W tamtych warunkach jej stosowanie było uzasadnione, przyczyniło się do szybkiego wzrostu produktywności (specjalizacja). Od robotnika nie wymagano ani wykształcenia, ani kreatywności, ani odpowiedzialności. Jednak podejście to było przyczyną alienacji robotników, braku zainteresowania przyszłością zakładu i własną wydajnością.
Zgodnie z koncepcją Ishikawy stosowanej w systemach JIT, robotnicy sami podejmują wiele decyzji niższego rzędu. Może to być tym bardziej korzystne, że menedżerowie często nie wiedzą o pewnych szczegółowych problemach lub wiedząc – nie mają czasu na ich analizowanie, mając poważniejsze problemy do rozwiązania. Często lepiej jest, więc, aby sami robotnicy identyfikowali niektóre problemy i analizowali ich przyczyny oraz znajdowali rozwiązania.
W związku z tym stworzono koncepcję kół jakości – zespołów pracowników z tego samego wydziału, z podobnym doświadczeniem, poszukujących możliwości poprawy, np. obniżki kosztów. Proponują oni rozwiązania i, jeśli to możliwe, sami je wdrażają.
Kolejną ideą wdrażaną w systemach JIT jest zastąpienie kontroli zewnętrznej samokontrolą. W związku z tym istnieje potrzeba stworzenia takiego systemu zarządzania, w którym pracownik będzie motywowany do samokontroli, usprawnień, zaangażowania. Z jednej strony chodzi o przeszkolenie robotników – aby każdy był w stanie ocenić to, co sam wyprodukuje, z drugiej strony, aby był na tyle odpowiedzialny, żeby, jeśli popełni błąd, nie przepuszczał wybrakowanego wyrobu dalej, mimo że nie jest kontrolowany.
W dobrze funkcjonujących systemach pracownik prędzej zatrzyma linię produkcyjną, niż przepuści wybrakowany wyrób. Aby to osiągnąć, pracownicy muszą utożsamiać się z firmą i jej celami, muszą czuć się dumni z wykonywanej pracy.
Usprawnienia w zarządzaniu firmą
Kolejną cechą charakterystyczną JIT jest ciągłe ulepszanie, eliminowanie marnotrawstwa, poprawa organizacji we wszystkich możliwych dziedzinach. Stała identyfikacja problemów i ich rozwiązywanie tak ażeby dojść do idealnego JIT.
Wiele usprawnień musi być przeprowadzonych przed wprowadzeniem JIT,jak również w czasie funkcjonowania systemu powinny być dokonywane ciągłe ulepszanie.
Jakość w systemach JIT
Wysokie wymagania systemu Just In Time w stosunku do jakości dóbr zaopatrzenia jak i własnych wyrobów. Przywiązuje się wagę do ponadprzeciętnej jakości wyrobów. Nie wystarczy system, który nie dopuści do wyprodukowania wadliwych wyrobów, JIT zakłada, że produkt wadliwy będzie musiał być poprawiony lub odrzucony i zastąpiony innym, co w przypadku braku zapasów wyrobów gotowych spowoduje, że czas realizacji zamówienia składanego przez klienta zostanie wydłużony.
Zinformatyzowany JIT
Filozofia i zasady Just In Time weszły w skład nowoczesnych narzędzi informatycznych wspomagających działanie przedsiębiorstw, i tak JIT w wersji repetitive (sterowanie produkcją powtarzalną w danym okresie) jest stosowany w zintegrowanych systemach zarządzania klasy ERP jako uzupełnienie modułu MRP II.
Punktem wyjścia w przypadku planowania produkcji w systemach MRP II uzupełnionych o JIT (repetitive) jest rytm produkcji. Na podstawie głównego harmonogramu produkcji (MPS), dziennych rytmów produkcji ustalanych oddzielnie dla każdego produktu oraz dostępnych mocy przerobowych ustalany jest dzienny harmonogram produkcji. Na podstawie tego harmonogramu ustalane jest zapotrzebowanie na niezbędne surowce, materiały i podzespoły. Dzienne tempo produkcji określa natomiast szybkość zużycia elementów oraz rytm wykorzystania zdolności produkcyjnych, prowadząc do zmniejszenia niedoborów i nadwyżek zapasów produkcji w toku i magazynowych. Śledzenie pracy w metodzie JIT (repetitive) odbywa się na podstawie rejestracji pracy po wykonaniu tzw. operacji kluczowych.
Przykład zastosowań systemu JIT- korzyści wdrożenia
Jednym z najbardziej znanych przykładów stosowania metody Just in time są zakłady Toyoty. Wykorzystując system Just in time, zakłady Toyoty zredukowały swój czas produkcji z 15 dni do 1 dnia. Po dziesięciu latach funkcjonowania tego systemu produktywność pracy wzrosła o ponad 40%. Inne japońskie przedsiębiorstwa produkujące samochody, motocykle i produkty elektroniczne osiągnęły podobne rezultaty.
Podsumowanie
Warunkiem koniecznym wdrożenia JIT jest posiadanie dobrze zamodelowanych procesów i poprawnie wdrożonego systemu informacyjnego zarządzania. Nie można jednak liczyć na sprawną realizację koncepcji JIT bez niezawodnej logistyki zaopatrzenia i dobrze wykorzystującej zasoby logistyki produkcji. Bez nich będziemy tworzyli koszty wynikające z wyczerpania zapasów, czyli tracili pieniądze na przestoje w wytwarzaniu, handlu lub świadczeniu usług, zamiast zmniejszać koszty kapitału związanego w zasobach magazynowych i utrzymaniu samych magazynów. Jest to przykład konfliktu kosztów.
Rezultatem wdrożenia systemu JIT jest ogólny wzrost elastyczności działania przedsiębiorstwa. Chociaż JIT nie jest skomplikowanym narzędziem informatycznym, a raczej systemem organizacyjnym, okazuje się, że często wdrożenie rozwiązań jest dużym wyzwaniem, które sprawia nie małe trudności.
Chodzi tutaj przede wszystkim o pewną filozofię pracy.
Minimalizacja zapasów, nie taśmowa produkcja, wspólne rozwiązywanie problemów i ciągłe doskonalenie systemu produkcyjnego wymagają od pracowników wielo funkcjonalności, ciągłego podnoszenia kwalifikacji i zwiększania swoich umiejętności. Jednocześnie wymagając od zarządzających otwarcia się na proces przepływu informacji, pomysłów, idei z dołu w górę, tj. bezpośrednio z hali produkcyjnej do biurek planistów i menedżerów szczebla taktycznego oraz także strategicznego.
Produkcja JIT uruchamiana jest w momencie pojawienia się zlecenia na dany wyrób. Charakterystyczną cechą systemu są małe dostawy mające miejsce nawet kilka razy dziennie. Sprawia to, że liczbę dostawców ogranicza się do kilku i wymaga się od nich lokalizowania w niewielkiej odległości od zakładu odbiorcy.