Aby urządzenia elektroniczne działały prawidłowo, trzeba o nie dbać, a także systematycznie sprawdzać, czy żaden ich element nie uległ uszkodzeniu. Nie inaczej sytuacja wygląda w przypadku kas fiskalnych. W tym celu warto poddawać kasy przeglądom, tym bardziej że polskie prawo wymaga od przedsiębiorców ich wykonywania. Na czym polega przegląd techniczny kasy fiskalnej? Co jaki czas należy go wykonywać? Jakie kary grożą za brak przeglądu? Na te pytania odpowie niniejszy artykuł.
Przeglądy kas fiskalnych – kiedy trzeba je wykonywać?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816) przeglądy techniczne kas są obowiązkowe i muszą być wykonywane co najmniej raz na dwa lata. Zakres czynności, jakie powinny zostać podjęte podczas przeglądu, również został ściśle określony we wspomnianym rozporządzeniu, podobnie jak warunki, które muszą spełniać serwisy kas, dokonujące takowych przeglądów.
Dodatkowo warto pamiętać, że przed rozpoczęciem używania wynajętej, wydzierżawionej lub wziętej w leasing kasy fiskalnej należy dokonać jej dodatkowego przeglądu – przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji. W ten sposób można łatwo uniknąć problemów z urzędem skarbowym, a także ewentualnych kłopotów technicznych z urządzeniem.
Jak wygląda przegląd kasy fiskalnej?
Podczas każdego przeglądu technicznego kasy fiskalnej powinny zostać sprawdzone następujące kwestie:
- poprawność działania kasy (zwłaszcza w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych),
- stan obudowy kasy,
- czytelność dokumentów drukowanych przez kasę,
- poprawność działania wyświetlacza dla klienta,
- stan techniczny baterii lub akumulatorów zasilających kasę,
- poprawność ustawienia zegara w kasie,
- stan i liczba plomb kasy,
- program pracy kasy i program do odczytu pamięci.
Gdy serwisant nie będzie miał żadnych zastrzeżeń co do funkcjonowania urządzenia, dokonuje wpisu wyniku przeglądu do książki kasy (w przypadku kas fiskalnych online zapisuje przegląd w pamięci fiskalnej) oraz dołącza do książki kasy kopię potwierdzenia wykonania przeglądu i ewentualne zalecenia pokontrolne.
Co więcej, dobry serwis nie tylko wykona wszystkie określone w prawie czynności, lecz również dodatkowo sprawdzi czystość kasy i usunie ewentualne zabrudzenia. Można też liczyć na kontrolę stanu obwodów na płycie głównej, co zapobiegnie ewentualnym przyszłym awariom.
Jak długo trwa przegląd kasy fiskalnej? Zazwyczaj jest to ok. pół godziny, choć czasami może przedłużyć się nawet do godziny. Natomiast koszt takiej usługi waha się od 100 do 300 złotych w zależności od miasta.
Gdzie można wykonać przegląd kasy fiskalnej?
Za wykonywanie przeglądów technicznych kas fiskalnych odpowiedzialne są serwisy główne oraz inne punkty, które posiadają stosowne uprawnienia nadane przez producentów kas. Serwisy główne prowadzą producenci danego typu kasy (jeśli urządzenie jest produkowane w Polsce) lub dystrybutorzy w przypadku kas pochodzących z zagranicy.
Nie trzeba martwić się, że odszukanie odpowiedniego punktu dokonującego przeglądów wybranego typu kasy będzie problematyczne. Przy zakupie nowego urządzenia sklep jest bowiem zobowiązany do przekazania aktualnej listy serwisów przeprowadzających przeglądy konkretnego typu kasy fiskalnej. Często przeglądy można wykonać także w punkcie, gdzie dokonano zakupu urządzenia.
Przegląd techniczny kasy fiskalnej a kontrole Urzędu Skarbowego
Podczas kontroli Urzędu Skarbowego szczegółowo sprawdzana jest również kasa fiskalna używana przez przedsiębiorcę. W przypadku tradycyjnych kas fiskalnych (zapisujących kopie paragonów w postaci papierowej lub elektronicznej) wystarczy, że urzędnik zajrzy do książki kasy. Dzięki temu przekona się, czy urządzenie regularnie przechodziło przeglądy techniczne, a także, czy nie minął termin na wykonanie kolejnego przeglądu.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku nowych kas fiskalnych online, które łączą się z Centralnym Repozytorium Kas. Wśród danych wysyłanych przez urządzenia do Urzędu Skarbowego znajduje się także informacja na temat wykonanych przeglądów. Dzięki temu pracownicy urzędu są w stanie zdalnie sprawdzić, czy użytkownik kasy wypełnia obowiązki w terminie bez konieczności udawania się do danego punktu. Choć na razie do korzystania z kas online zobowiązanych jest jedynie kilkanaście branż, z roku na rok liczba tych urządzeń rośnie.
Jakie kary grożą za niewykonanie przeglądu lub dokonanie go po terminie? Podstawowy mandat to 300 złotych, jednak dla przedsiębiorców, którzy skorzystali z ulgi na zakup kasy, kara jest jeszcze dotkliwsza. Po wykryciu niedopatrzenia lub też celowego zaniechania przeglądu będą oni bowiem zobligowani do zwrócenia całej pobranej wcześniej ulgi na zakup kasy. Warto zatem dokładnie pilnować terminów, tym bardziej że wszystkie kasy fiskalne sprzedawane od początku 2023 roku są już kasami online, przez co żadne uchybienie nie zostanie przeoczone.