Zarządzanie przedsiębiorstwem nie jest łatwe. Trudność tego zadania polega przede wszystkim na tym, że na życie dobrze prosperującej firmy składa się wiele czynników, które należy traktować jako jeden żywy organizm, w którym wszystkie jego organy odgrywają określone, bardzo ważne funkcje.
Słabość jednego elementu może oznaczać upadek całego przedsiębiorstwa. Aby tak się nie stało, należy ciągle mieć wszystko pod kontrolą i wybierać mądre metody zarządzania, które pozwolą nie tylko zoptymalizować pracę i osiągnąć sukces, ale i zapobiec wielu nieprzewidzianym sytuacjom i popełnianiu częstych błędów. Jedną z takich metod jest właśnie analiza ABC.
Zasady analizy ABC zostały określone podczas badań koncentracji dochodów, jakie zachodziły w krajach o gospodarce kapitalistycznej na przełomie dziewiętnastego i dwudziestego wieku. Ojcem metody ABC był Włoch – ekonomista Vilfredo Pareto. Jego zasada, czyli tak zwana zasada Pareto, lub reguła 80/20 mówi o tym, że tylko mały odsetek danej populacji zasadniczo wpływa na całość albo wartość pewnej całości.
Celem analizy ABC jest sklasyfikowanie i przyporządkowanie ściśle określonych produktów lub materiałów, które pochodzą z jednego zbioru do jednej z trzech grup. Te grupy określa się umownie literami A, B, C i dotyczą najczęściej takich obszarów w przedsiębiorstwie jak: planowanie produkcji, zakupów albo zasobów magazynowych. Aby przeprowadzić klasyfikacje, należy określić odpowiednie kryterium – może to być cecha lub wartość produkcji, zapotrzebowania albo wyników sprzedaży, jakie osiągnęła w firma w pewnym, zamkniętym okresie np. roku, miesiącu, tygodniu.
O analizie ABC można przeczytać niemal w każdym podręczniku do ekonomii. Analiza ABC najprościej tłumacząc, pomaga w sposób usystematyzowany i zhierarchizowany podejść do różnic między takimi zagadnieniami jak: ważny, ale rzadki i nieważny, ale bardzo częsty. Dzięki niej przede wszystkim wylicza się częstotliwość występowania błędów oraz ich koszty. Kontrola kilku podobnych zleceń pozwala więc na kontrolę większości z nich. Eliminacja popełnianych błędów prowadzi też do lepszej i wydajniejszej organizacji pracy, a co za tym idzie do jej optymalizacji i podnoszenia wyników końcowych oraz obniżania kosztów, czyli zwiększania zysków.