Gry Lean

gry lean manufacturing

Koncepcja zarządzania Lean – narzędzie stworzone przez Toyotę – jest to zestaw działań wpływających na redukcję czynności nie dodających wartości produktowi. Przedsiębiorstwa wdrażające koncepcję Lean stają często przed problemem przekonania pracowników, co do słuszności metod i narzędzi zarządzania produkcją wchodzących w skład Lean.

Koncepcja wymaga zwykle zastosowania znacznych zmian organizacyjnych zarówno w stosunku do samej pracy, jak i przestrzeni roboczej. Zachodzi zrozumiała obawa przed tymi zmianami, szczególnie w sytuacji kiedy trudno sobie wyobrazić korzyści, jakie mogą przynieść. Próbą rozwiązania tego typu problemów są gry symulacyjne, uczące koncepcji Lean, które w formie „zabawy w produkowanie” umożliwiają sprawdzenie, w jaki sposób proponowane narzędzia zarządzania można wykorzystać w praktyce i jakie mogą przynieść efekty. Odpowiednio skonstruowane modele symulacyjne stwarzają możliwość poprawy efektywności analizowanego procesu, planowanie decyzji dotyczących teraźniejszości i przyszłości z wykorzystaniem technik wchodzących w skład planu symulacji.

Symulacja Lean jest to metoda aktywnego nauczania i uczenia się, w której naśladuje się rzeczywistość realizowanego procesu (najczęściej produkcyjnego) w celu zdobycia doświadczeń zbliżonych do tych, jakie realizujemy w świecie realnym. Celem symulacji jest przedstawienie procesu realizacji wybranej grupy wyrobów (zwykle jednego wyrobu w wielu odmianach asortymentowych), począwszy od przyjęcia zlecenia od klienta, do jego wydania odbiorcy.2

Gry symulacyjne Lean są typem symulacji społecznej, której zasady oparte są nie na współzawodnictwie, ale na wypracowaniu zespołowej taktyki działania. Celem symulacji jest wzmacnianie u uczących się umiejętności współdziałania, negocjowania, osiągania kompromisu, wypracowania wspólnej strategii Lean przez wszystkich uczestników zespołu reprezentujących różne interesy z punktu widzenia funkcji realizowanych w przedsiębiorstwie.

Gry dedykowane

Gry dzielą się na dedykowane i uniwersalne. Zadaniem dedykowanych gier symulacyjnych jest zbudowanie możliwie najbardziej uproszczonego modelu realnie istniejącego procesu lub strumienia wartości i poprowadzenie symulacji w modelowych warunkach z wykorzystaniem narzędzi Lean. Z punktu widzenia efektywności zastosowania tego typu gry największe znaczenie ma poprawna budowa modelu symulacyjnego, który w tej grze zostanie wykorzystany. Musi on:

1. Odzwierciedlać podstawowe przepływy występujące w procesie, tj.:

  • operacje (wykonywane na informacji i materiale),
  • magazynowanie (informacji i materiału),
  • transport (informacji i materiału),
  • kontrola (informacji i materiału), z wyodrębnieniem czasów przygotowawczo-zakończeniowych i jednostkowych.

2. Odtwarzać główne bariery ograniczające realizację procesów, tj.:

  • zaburzenia w przepływie informacji (wynikające np. z braku kontaktu pomiędzy uczestnikami procesu),
  • zaburzenia w przepływach fizycznych (wynikające np. z ograniczonych ścianami powierzchni produkcyjnych, oddalenia miejsc podejmowania decyzji od miejsc ich realizacji itp.),
  • i inne dostrzeżone w procesie.

3. Odtwarzać podstawowe wielkości charakteryzujące proces, tj.:

  • wielkość partii,
  • wielkość serii opłacalnej do uruchomienia (w obecnym stanie),
  • zadane poziomy wielkości zapasów surowców i wyrobów gotowych.

W grach realizowanych w przedsiębiorstwie przez pracowników czas ma podstawowe znaczenie dla możliwości przeprowadzenia gry, a także liczebności grupy mogącej wziąć w niej udział. W związku z tym modelowane czasy realizacji poszczególnych czynności nie muszą wiernie odzwierciedlać rzeczywistości, a jedynie odzwierciedlać relację czasów trwania czynności względem siebie.

Błędy do naprawienia

Z punktu widzenia koncepcji Lean najważniejszymi problemami, jakie występują w procesie produkcji są:

  • nadprodukcja – produkcja zbyt wielka i zbyt szybko (zapasy wyrobów gotowych i produkcji w toku),
  • braki – błędy pracowników biurowych, problemy z jakością wyrobów, dostawy wadliwych materiałów,
  • zapasy – nadmierne zapasy i opóźnienia informacji lub produktów,
  • niewłaściwe metody wytwarzania – wykorzystanie niewłaściwych i zbyt skomplikowanych narzędzi, procedur, metod itp.,
  • nadmierny transport – zbyt złożony ruch ludzi, materiałów i informacji,
  • przestoje – długie okresy bezczynności ludzi i materiałów,
  • zbędne czynności – niewłaściwa organizacja stanowisk pracy.

Punktem wyjścia dla budowy modelu jest określenie stanu istniejącego symulowanego procesu. Stan ten należy odzwierciedlić w formie graficznej, w sposób umożliwiający jego proste przełożenie na plan przestrzenny gry (rozmieszczenie stanowisk, ustalenie barier, wielkości przepływów itp.). Po sporządzeniu takiego planu należy dokonać jego transformacji na potrzeby budowy modelu. Pierwszym zadaniem jest uproszczenie stanu istniejącego do poziomu, w którym wyeliminowane zostaną elementy procesu nie mające odniesienia do wymagań modelu (patrz powyżej).

Kolejnym krokiem jest ustalenie poziomu uproszczenia stanowisk i ich charakterystyk. Jeśli analiza stanu istniejącego wskazała na znaczne zaangażowanie czasu cyklu produkcyjnego w czynności przygotowawczo-zakończeniowe (tpz), poziom uproszczenia powinien być nieznaczny, ponieważ musi on uwzględniać stosunek czasu tpz do czasu potrzebnego na obróbkę jednej sztuki wyrobu (czasu jednostkowego tj) bądź partii wyrobów. Ostatnim podstawowym elementem budowy modelu jest integracja czynności, czyli określenie możliwości połączenia występujących realnie czynności w jedno zadanie w symulowanym modelu bez utraty wartości tegoż modelu.

Model symulacyjny nie powinien obejmować więcej niż 10 stanowisk – ról.

Gra symulacyjna musi mieć inny charakter aniżeli proces produkcyjny. Wyrób będący wynikiem symulacji nie powinien przypominać wyrobu realizowanego w rzeczywistości. Łatwiej wtedy przełamać bariery mentalne pracowników, wynikające z dotychczasowej formy realizacji procesu produkcyjnego. Jeśli pracownik nie identyfikuje bezpośrednio gry z rzeczywistością, w której pracuje, proces poznawczy może być realizowany sprawniej i szybciej.

Gry uniwersalne

Zadaniem gier uniwersalnych (gotowych rozwiązań) jest przekazanie ich uczestnikom sposobu zastosowania poszczególnych zasad Lean. Jeśli przedsiębiorstwo dostrzega główne problemy w obszarze poza wytwórczym, może przynieść oczekiwane korzyści. Brak potrzeby budowy skomplikowanego i czasochłonnego modelu realnego procesu może w znacznym stopniu obniżyć koszty wykorzystania gry. Jednak nie wskaże pracownikom biorącym w niej udział sposobów rozwiązania problemów, z którymi borykają się w codziennej pracy. Ten element nie musi być oczywiście celem zastosowania gry. Cel ten można ograniczyć tylko do zapoznania pracowników z narzędziami wykorzystywanymi w procesie transformacji Lean i sposobami ich wykorzystania w przykładowym procesie.

Jak zbudować grę?

Zbudować prosty scenariusz składający się maksymalnie z 10 kroków – stanowisk.

  1. Unikać zadań wymagających zbyt dużych zdolności manualnych. Skomplikowane zadania powodują frustrację u uczestników gry i skupiają ich uwagę na powierzonej im czynności zamiast na celach gry.
  2. Unikać zadań o zbyt złożonych instrukcjach wykonania. Powodują one wydłużenie czasu przygotowania gry, a także czasu przygotowania uczestników do realizacji ról.
  3. Jeżeli chce się zwrócić uwagę uczestników gry na jakiś specyficzny problem/zadanie, należy opracować je tak, aby obniżyć jego wydajność lub czas realizacji – podstawowe elementy analizowane w grze symulacyjnej.

Gra powinna składać się z kilku rund, najlepiej 10-15-minutowych. Każda z rund powinna odpowiadać pewnym zadaniom, jakie uczestnicy będą realizować. W ramach rund należy wyprodukować ok. 10 wyrobów gotowych – od złożoności scenariusza zależeć będzie dokładny czas realizacji rundy. W najpopularniejszej grze symulacyjnej Lean nazwanej Dot Game (gra w kropki polegająca na naklejaniu kolorowych naklejek na kartki o różnych wzorach do oklejenia) wyróżniono trzy rundy, których cele określić można następująco:

  • runda 1 – demonstracja praktyk stanu istniejącego,
  • runda 2 – demonstracje efektów uzyskanych poprzez stworzenie komórek wytwórczych,
  • runda 3 – demonstracja kontroli przepływu wyrobów i przepływu jednostrumieniowego.

Każda runda trwa ok. 1godziny z czego: 15-20 min wstępu teoretycznego, 10 min na realizację zadań praktycznych oraz 15-30 min na omówienie każdej rundy.

Przed przystąpieniem do symulacji należy określić jej cele oraz samą koncepcję Lean, wyjaśnić rodzaj symulacji, z grubsza ją opisać. Należy upewnić się, że uczestnicy mają odpowiednią wiedzę potrzebną do analizy symulowanego procesu. Stąd każdy etap gry należy poprzedzić krótką charakterystyką narzędzia, metodologii jego wdrażania i efektów, których należy po nim oczekiwać.

W przygotowaniach do symulacji zadanie prowadzącego polega na krótkim wyjaśnieniu charakteru poszczególnych ról, zakreśleniu ram sytuacji oraz sekwencji zdarzeń. Należy pamiętać, że symulacja ma za zadanie stosunkowo dokładne odwzorowanie danego zdarzenia lub procesu, niezależnie od tego, czy zamierzamy pracować na danych rzeczywistych czy fikcyjnych. Stąd też konieczne jest niezwykle dokładne opracowanie zasad i scenariusza symulacji, zaś jej uczestnikom nie wolno wykraczać poza powstałe w ten sposób ramy. Całą swoją pomysłowość i aktywność muszą oni wykorzystać na wypracowanie najlepszego, ich zdaniem, rozwiązania w obrębie narzuconych ograniczeń, a nie na ich obchodzenie czy łamanie.

Podstawowe zadania instruktora gry (moderatora) to:

  • kontrola czasu ustalonego dla gry lub symulacji,
  • udzielanie dodatkowych wskazówek, gdy zachodzi istotna potrzeba,
  • dbałość o przestrzeganie reguł,
  • ułatwienie uczestnikom zrozumienia symulacji,
  • zachęcanie ich do uczestniczenia i pomoc w radzeniu sobie z niepewnością.

Instruktor ma za zadanie doradzać i obserwować, a nie kierować. Kontroluje on przebieg symulacji, jego ważnym zadaniem jest podtrzymywanie w jej wszystkich fazach przyjaznej atmosfery wśród uczestników. Rolą prowadzącego jest przede wszystkim pomoc uczestnikom w analizowaniu i ocenianiu własnych zachowań, decyzji i zachodzącego procesu oraz w uświadomieniu sobie reakcji pozostałych uczestników na nie.

Prowadzący symulację nie powinien:

  • udzielać niepotrzebnych uwag,
  • dominować,
  • oceniać decyzji uczestników,
  • modelować symulacji zgodnie z własną wizją,
  • usiłować utrzymać porządek za wszelką cenę.

Kilka pytań na zakończenie

Eksperci na ogół zgodnie twierdzą, iż w symulacji najważniejsza jest faza końcowa, czyli podsumowanie. Wówczas uczestnicy, na podstawie własnych doświadczeń nabytych w czasie symulacji oraz zachowania się innych, mają możliwość porównań i analizy tego, co się zdarzyło. Mówi się wówczas o wydarzeniach i odczuciach uczestników, o trudnościach i stopniu zrozumienia zagadnienia, analizuje się proces, porównuje się symulację do świata realnego i rozważa stopień realizacji celów symulacji. Podstawą analizy w grze symulacyjnej jest wydajność i czas realizacji zlecenia. Wyniki osiąga się poprzez eliminację czynności nie dodających wartości4, standaryzację pracy i jej doskonalenie. Stąd też wynikają pytania zadawane przez moderatora podczas dyskusji prowadzonej na zakończenie każdej z rund. Oto przykłady ogólnych pytań podsumowujących:

  • Jakie problemy i konflikty pojawiły się w trakcie symulacji?
  • Jakie rozwiązania pojawiły się w trakcie ćwiczenia?
  • Na jakie trudności natrafiliście w trakcie ćwiczenia?
  • Co zrobilibyście inaczej, gdyby symulację przeprowadzono jeszcze raz?
  • Czy zdobyte doświadczenia wprowadziły coś nowego do waszego dotychczasowego obrazu symulowanego procesu?
  • Czy uległy zmianie nasze poglądy na rzeczywistość?

źródło: Joanna Czerska

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn