Jak ograniczyć ryzyko w obszarze zakupów i zaopatrzenia?

Źródeł zagrożeń dla prawidłowego przebiegów Twoich procesów logistycznych powinieneś szukać zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz przedsiębiorstwa.

Źródła wewnętrzne:

  • nieporozumienia między działami w związku z przyjęciem różnych priorytetów: koszty, jakość, zabezpieczenie produkcji przez utrzymywanie zapasu,
  • sprzeczność decyzji podejmowanych w dziale finansowym z celami Zakupów czy Zaopatrzenia,
  • konflikty personalne,
  • zatajanie, zły przepływ informacji.

Źródła zewnętrzne:

  • zmiany ceny – nawet najmniejsza zmiana ceny może powodować zmiany warunków dostawy,
  • zmiany kursów walut – wpływają nie tylko na sytuację importerów i eksporterów,
  • wahania popytu,
  • zmiany przepisów celnych, środowiskowych, bhp, prawa pracy.

Wymienione (i inne) czynniki mogą zagrozić optymalnemu przebiegowi procesów w Twojej firmie oraz doprowadzić w konsekwencji do zawirowań w ciągłości dostaw i produkcji. Dlatego wybierając taki a nie inny wariant powinieneś mieć na uwadze to, jakie mogą być negatywne lub pozytywne konsekwencje takiej decyzji.

Uwzględnienie ryzyka
Ryzyko to wskaźnik pewnego stanu lub zdarzenia, które mogą przyczynić się do powstania straty w Twojej firmie. Jest ono proporcjonalne do prawdopodobieństwa wystąpienia tego zdarzenia i do wielkości strat, które może spowodować.

Szybciej i łatwiej uwzględnisz ryzyko, jeśli wcześniej przygotujesz odpowiednią bazę danych. Na podstawie informacji w niej zgromadzonych będziesz mógł przeprowadzić analizę istniejącego w Twojej firmie ryzyka w 2 etapach:

  1. zidentyfikujesz ryzyko,
  2. zredukujesz je.

Identyfikacja zagrożeń w procesach logistycznych
Krok 1.
Stwórz rekord zidentyfikowanego problemu w bazie danych
W tym celu powinieneś przyporządkować mu indeks, nazwę i wprowadzić jego opis słowny.

Krok 2.
Nadaj problemowi stopień istotności
Stopień ten odpowiada wadze danego problemu w procesie zakupowym. Możesz posłużyć się skalą podstawową 1-10 lub uproszczoną 1-5, gdzie: 1 oznaczać będzie ryzyko czy problem najmniej istotny, zaś najwyższa nota – znaczenie kluczowe.

Krok 3.
Oszacuj prawdopodobieństwo pojawienia się problemu
Możesz ocenić je przy pomocy skali prawdopodobieństwa wyrażonej w procentach. Oceny dokonujesz na podstawie doświadczenia pracowników, bądź danych historycznych opisujących określony problem w przeszłości.

Krok 4.
Zidentyfikuj potencjalne ryzyko
W tym celu powinieneś pomnożyć wartość stopnia identyfikacji problemu przez szacowaną wartość prawdopodobieństwa. W ten sposób otrzymasz miarę do porównania efektywności Twoich działań polegających na minimalizacji ryzyka.

Redukcja ryzyka w obszarze zakupów i zaopatrzenia

  • ETAP 1. Wybierz te źródła ryzyka, w przypadku których miara jest największa. Analiza bazodanowa pozwoli Ci wyselekcjonować problem kluczowy dla obszaru zakupów i zaopatrzenia.
  • ETAP 2. Opracuj listę działań likwidujących analizowany problem lub minimalizujących jego skutki.
  • ETAP 3. Zidentyfikuj koszty spadku ryzyka, przeprowadź analizę zysków i strat. Bardzo ważne jest, abyś ustalił koszty zmian. Inaczej nakłady na eliminację lub poprawę danej funkcji mogą być zbyt duże w stosunku do ponoszonych strat! Jeśli przygotowując wycenę ryzyka, zidentyfikujesz 2 działania lub więcej, powinieneś oprócz określenia kosztów tych działań ustalić ich stopień redukcji ryzyka.

Follow us on Facebook!