Prognozowanie przepływów pieniężnych

Termin przepływy pieniężne, czy też przepływy gotówkowe może oznaczać szereg różnych rzeczy. Może odnosić się do wpływów z należności, może również oznaczać płynne środki wygenerowane w ramach rentownej działalności, a także zmiany sald na rachunkach bankowych za dany okres. Oprócz elementów wchodzących w skład rachunku zysków i strat (sprzedaż, Koszty, Wynik finansowy), termin ten uwzględnia również elementy w nim nieujęte, niestanowiące przychodów ze sprzedaży ani kosztów ich uzyskania, lecz mające często znaczny wpływ na poziom wypłacalności przedsiębiorstwa. Dotyczy to zmian w poziomie zapasów i należności, kredytów i pożyczek oraz innych zobowiązań, jak również wydatków niemających charakteru kosztów (np. wydatki inwestycyjne) oraz kosztów niemających charakteru wydatków (np. Amortyzacja). Ogólnie, przepływy pieniężne to wpływy i wydatki w formie gotówki oraz jej ekwiwalentów.

Z punktu widzenia rachunku przepływów pieniężnych, przepływy pieniężne dzielone są na przepływy z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej.

W przypadku, gdy przedsiębiorstwo notuje niedobory gotówki, może stać się niewypłacalne. Gotówka jest wykorzystywana do regulowania bieżących zobowiązań. Aby uniknąć kryzysów związanych z niedostatecznymi przypływami gotówki, należy dokonać prognozy przepływów pieniężnych. Jest to niezbędne dla większości przedsiębiorstw, zwłaszcza małych i średnich. Nadrzędnym celem planowania i prognozowania przepływów pieniężnych jest podniesienie efektywności zarządzania przepływami pieniężnymi.

Zadania szczegółowe prognozy przepływów pieniężnych:

1. Identyfikacja potencjalnych niedoborów gotówkowych – prognozy są stosowane jako element systemu wczesnego ostrzegania dla zarządzających. Jest to najważniejsza funkcja prognozowania przepływów.
2. Umożliwianie zaplanowania spłat zobowiązań – dotyczy to głównie zobowiązań wobec dostawców i wynagrodzeń Pracowników. Dostawcy, których należności nie są spłacane na czas, mogą wycofać się ze współpracy lub chcieć renegocjować jej warunki. Wstrzymanie wypłat dla pracowników może być jeszcze bardziej niebezpieczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.
3. Identyfikacja problemów z napływem należności – ściąganie należności od klientów przedsiębiorstwa może być problemem dla podmiotów operujących na odroczonych terminach płatności. Prognoza pozwala na analizę tego, jak szybko klienci regulują zobowiązania, co może być kluczowe dla zachowania płynności.

Prognozowanie przepływów pieniężnych jest zatem bardzo ważnym procesem, podobnym do budżetowania. Zewnętrzni interesariusze przedsiębiorstwa, tacy jak banki w przypadku ubiegania się o pożyczkę, mogą wymagać tego typu dokumentu przedstawiającego przyszłe przepływy gotówkowe w konkretnych okresach.

Przedsiębiorstwa często działają w warunkach charakteryzujących się wysoką dynamiką, złożonością i koniecznością szybkiego reagowania. Właściwie sporządzona prognoza pozwala na zaplanowanie zarządzania przepływami pieniężnymi i jego późniejszą kontrolę, co jest podstawą wzrostu efektywności zarządzania przepływami. Plany przepływów to bardzo praktyczne narzędzie, dostarczające z dużym wyprzedzeniem informacji dla zarządzających. Jest to kluczowe w momentach krytycznych – takich jak niedobór środków pieniężnych lub znaczna ich nadwyżka. Plan środków pieniężnych pozwala na określenie zapotrzebowania na gotówkę w konkretnym okresie.

Skuteczne zarządzanie środkami pieniężnymi pozwala na:

• planowanie zapotrzebowania na gotówkę,
• właściwe dysponowanie środkami pieniężnymi,
• bieżącą kontrolę płynności finansowej.

MAŁE I ŚREDNIE PRZEDSIĘBIORSTWA

W małych i średnich przedsiębiorstwach prognozowanie przepływów pieniężnych jest zwykle nieskomplikowane i sprowadza się do zabezpieczenia płynności. Prognozy są dokonywane w celu zapobiegania sytuacjom niedoboru gotówki, czy też jej nadmiaru.

Najprostszą metodą jest zastosowanie arkusza kalkulacyjnego zestawiającego wszystkie wpływy i wypływy gotówki co najmniej w ciągu najbliższych 90 dni. Metoda ta wymaga dokładności i punktualności dostarczania dowodów księgowych z punktów sprzedaży w celu kontroli. Plany sprzedażowe nie zawsze są wystarczająco dokładne, a nie wszyscy klienci płacą na czas, zatem kontrola i aktualizacja prognozy bywa często konieczna. Taki arkusz może być sporządzony w formie papierowej, chociaż dużo wygodniejszym w obsłudze będzie w elektroniczny arkusz kalkulacyjny.

DUŻE PRZEDSIĘBIORSTWA

W dużych przedsiębiorstwach, prognozowanie przepływów pieniężnych jest równoznaczne z kształtowaniem poziomu przyszłej płynności finansowej przedsiębiorstwa w określonym czasie. Prognozowanie zwykle obejmuje poziomy gotówki na rachunkach bankowych, ale także krótkoterminowe inwestycje finansowe. Prognozowanie przepływów jest kluczowe dla wyceny aktywów, budżetowania i zapewnienia właściwej struktury kapitałów przedsiębiorstwa. Wyróżnia się cztery podstawowe metody prognozowania – jedną bezpośrednią i trzy pośrednie.

Metoda bezpośrednia (R&D;) (ang. receipts and disbursements method, R&D; method) polega na rozpisaniu przyszłych wpływów i wydatków. Główną część wpływów stanowią należności ze sprzedaży już dokonanej, ale także zaliczamy do tego wpływy ze sprzedaży innych aktywów oraz przychody finansowe. Wydatki obejmują wypłaty wynagrodzeń, spłaty zobowiązań za dokonane już zakupy, dywidendy i odsetki od kredytów i pożyczek. Metoda R&D; jest użyteczna w przypadku prognozowania o krótkim horyzoncie czasowym np. 30 dni.

Wyróżniamy też trzy metody pośrednie:

1. Metoda skorygowanego zysku netto (ANI) (ang. adjusted net income method, ANI method) – jej punktem wyjścia jest Zysk operacyjny EBIT lub EBITDA (patrz Rodzaje zysku w rachunkowości), następnie dokonuje się korekt w poszczególnych pozycjach bilansowych, takich jak należności, zobowiązania, zapasy w celu dokonania prognozy.
2. Metoda bilansu pro-forma (PBS) (ang. pro-forma balance sheet method, PBS method) – opiera się na prognozie kasowych kont księgowych. Jeżeli wszystkie pozostałe konta bilansowe są objęte prawidłową prognozą, przepływy pieniężne również będą bliskie zakładanym.
3. Metoda likwidacji sum narosłych (ARM) (ang. accrual reversal method) – podobna do ANI. Jednak zamiast opierać się na prognozach kont bilansowych, ocenia przyrosty gotówki na postawie metod statystycznych i algorytmów.

Metody ANI i PBS są użyteczne w prognozowaniu o średnim (do 1 roku) i długim (kilka lat) horyzoncie czasowym. Obie metody są ograniczone do podziału na okresy miesięczne lub kwartalne i musza być często aktualizowane. W przeciwieństwie do nich, metoda ARM pozwala na prognozowanie w podziale na okresy tygodniowe lub nawet dzienne. Pozwala też na eliminację kumulujących się błędów zachodzących w metodzie R&D;, w przypadku zastosowania jej w długim okresie. Ale z uwagi na operowanie sumami narosłymi jest bardziej skomplikowana niż inne metody. Najlepiej sprawdza się prognozowaniu o średnim horyzoncie czasowym (do 1 roku).

Aby ocenić zapotrzebowanie na gotówkę w przyszłości, należy sporządzić prognozę przepływów gotówki, czyli tak zwany Budżet gotówkowy. Jego rola polega na zaprezentowaniu oczekiwanej sytuacji gotówkowej przedsiębiorstwa na przestrzeni danego okresu. Prognozowanie pozwala na przewidzenie zapotrzebowania na gotówkę w danym okresie oraz wpływów, jakich przedsiębiorstwo może się spodziewać. W procesie tym bierze się pod uwagę wszystkie czynniki wywołujące ruch w budżecie gotówkowym. W tym wypadku nie ma znaczenia, w jaki sposób określone pozycje są traktowane w celach rachunkowych.

Zestawienie wpływów i wydatków na okres budżetu jest ważnym elementem budżetu głównego. Z jednej strony przedstawia się środki pieniężne do dyspozycji przedsiębiorstwa, natomiast z drugiej – zapotrzebowanie na nie, czyli wydatki. Wydatki są w niektórych okresach większe od posiadanych środków pieniężnych – taką sytuację nazywa się ujemnym bilansem przepływu gotówki. Jednak prognozy są przygotowywane z dużym wyprzedzeniem, co pozwala na podjęcie działań w celu zapobiegnięcia dlatego można podjąć działania mające na celu uniknięcie takiej sytuacji.

ETAPY PROGNOZOWANIA PRZEPŁYWÓW

Proces opracowywania budżetu gotówkowego składa się z czterech etapów:

1. Określenie oczekiwanych wpływów – głównym źródłem gotówki większości przedsiębiorstw jest sprzedaż. Należy określić jej wielkość w dwóch kategoriach: sprzedaż gotówkowa i sprzedaż na kredyt. Należy także określić takie wpływy jak wpływy ze sprzedaży środków trwałych i odsetki.
2. Określenie przewidywanych wypływów – głównym elementem, który należy określić, są płatności za zakupy. Należy ustalić termin płatności (a nie moment dokonania transakcji), gdyż wiele zakupów jest dokonywanych na kredyt. Zakupy powinny być podzielone na dwie kategorie, podobnie jak w przypadku sprzedaży: gotówkowe i na kredyt. Określając wypływy należy wziąć pod uwagę nakłady przedsiębiorstwa: Koszty administracyjne i ogólne, wynagrodzenia, dywidendy, podatki oraz wszystkie opłacone wydatki kapitałowe.
3. Określenie przepływów netto – polega na zestawieniu wpływów i wypływów ogółem.
4. Obliczenie salda końcowego gotówki.

ZASADY PROGNOZOWANIA PRZEPŁYWÓW

Przy tworzeniu prognozy przepływów należy zwrócić uwagę na następujące zasady:

1. Należy wziąć pod uwagę planowany czas fakturowania – ma on duży wpływ na stan wpływów z tytułu przychodów ze sprzedaży,
2. Należy podzielić wpływy ze sprzedaży ze względu na planowany czas spłaty należności – determinują całość wpływów finansowych,
3. Nie należy uwzględniać amortyzacji w prognozie – jest ona kosztem, natomiast nie jest wypływem finansowym.
4. Należy wziąć pod uwagę inwestycje,powodujące wypływ w trakcie ich realizacji.

Podczas tworzenia prognozy należy wyznaczyć pozycje powodujące powstanie rzeczywistych przepływów finansowych. W tym przypadku nie można przyjąć założenia, że wszystkie koszty to wypływy finansowe, natomiast przychody to wpływy.

Podczas realizacji budżetu mogą się pojawiać odchylenia, co jest normalne przy prognozowaniu. Dlatego aby wspomóc aktualizację prognozy długoterminowej, należy tworzyć też prognozy na krótsze okresy, np. na 6 miesięcy, kwartalne, miesięczne czy tygodniowe. Powinny one być zgodne z zasadami budżetowania kroczącego (patrz Budżetowanie kroczące).