Powołanie do życia nowego projektu nieodzownie wiąże się z tym, że trzeba prognozować i kontrolować koszty z nim związane. W jaki sposób podejść do zarządzania kosztami, by wszystko przebiegało bez zarzutów?
Prognoza kosztów
Patrząc na zarządzanie finansami, prognozowanie kosztów jest fundamentalne. Niestety czasem szacunki bywają nieadekwatne i robione pobieżnie. Jak podkreślają specjaliści, firmy wielokrotnie przekraczają budżet projektu. Jest to efektem wiary w dokładność i niezawodność źle określonej prognozy budżetowej. Rozpoczynając prognozę nie można zakładać, że jest to ostateczna wersja, trzeba mieć świadomość, że szacunki mogą ulec modyfikacjom w każdym momencie.
Rozpoczynając prognozę kosztów stosuje się kolejno trzy metody. Najmniejszą dokładnością charakteryzuje się prognoza rzędu wielkości. W tym przypadku oszacowana kwota może się różnić od kosztów końcowych nawet o 50%. Jednak jest ona przydatna na początku projektu, kiedy trzeba określić koszty jedynie orientacyjnie.
Dalej jest prognoza budżetowa, którą można wykonać, jeżeli znane są już szczegóły i potrzebne zasoby. Różnice kwotowe mogą oscylować między +10% a -25%. Najbardziej zbliżone do końcowych kosztów prognozy daje prognoza definitywna. Jest ona wykonywana już w trakcie realizacji projektów, a dopuszczalny zakres błędu jest od +5% do -10%. Jeżeli w trakcie robienia kosztorysu przedsiębiorca podpiera się podobnymi projektami, może zdobyć punkt odniesienia, ale musi uwzględnić zasoby, czas i to, kiedy prace były realizowane.
Po dokonaniu prognozy definitywnej i rozpoczęciu realizacji działań, konieczne jest przygotowanie budżetowania kosztów. W tym miejscu szacuje się koszty zadań znajdujących się w projekcie. Uwzględnia się m.in. dzienne wynagrodzenie pracowników, czy dzienny koszt wynajmu niezbędnych do pracy maszyn i urządzeń.
Kontrola kosztów
Tworzenie i analizowanie raportów stanowi podstawę kontroli. Ważna jest systematyczność i jasne sprecyzowanie częstotliwości. Optymalnym okresem będzie wykonanie kontroli raz w tygodniu. Sama generacja raportu nie jest wystarczająca, istotne jest również to, w jaki sposób pozyskane dane wykorzystać. Musi być na bieżąco porównywana z tym, co pojawiało się w prognozach, by weryfikować, czy założenia były słuszne. W ten sposób będzie można określić, czy dany projekt będzie mógł zmieścić się w budżecie.
Dopuszczalne odchylenia
Wszystkie prognozy uwzględniają tolerancję błędu, a jej granicę trzeba jasno sprecyzować. Aby prognoza była przydatna i miała sens, nie powinna ona przekroczyć 10%. W praktyce oznacza to, że koszty nie mogą być większe o więcej niż 10% niż w szacunkach. Jeżeli podczas realizacji widać, że mogą one być przekroczone, trzeba znaleźć przyczynę i w miarę możliwości ograniczyć koszty. Dobrym rozwiązaniem jest określenie rezerwy finansowej jeszcze zanim projekt się rozpocznie. Łatwo zauważyć, że zarządzanie kosztami jest w wielu przypadkach trudne, jednak niezbędne, a powyższe metody będą nieocenioną pomocą w rzetelnym podejściu do tej kwestii.