Zarządzanie zarówno dużą, jak i lokalną firmą wiąże się w dzisiejszych czasach z koniecznością korzystania z systemów informatycznych. Pozwalają one na przyśpieszenie przesyłu informacji w firmie, dzięki czemu na bieżąco można śledzić je poczynania. Jest szczególnie ważne teraz, kiedy zmiany na rynku mają charakter nagły oraz nielinowy.
Korzystnie z systemów informatycznych wymaga jednak odpowiedniej grupy informatyków, która w pełni poświęci się rozwijaniu tego systemu. Nie zawsze jednak można pozwolić sobie na taki układ. I tutaj z pomocą przychodzi outsourcing IT, który jest stosunkowo młodą usługą, ale posiadającą całkiem liczne grono fanów.
Czym jest outsourcing?
Usługa ta jest wsparciem informatycznym dla firmy. Może działać doraźnie lub całkowicie przejąć obowiązki działu informatycznego. Co ważne, jest w pełni zewnętrzne przedsiębiorstwo, któremu zleca się konkretne działania. Możliwe jest korzystanie z ich usług raz na jakiś czas – oczywiście w momencie, kiedy jest ono niezbędne.
Firmy informatyczne zazwyczaj specjalizują się w kilku oddzielnych modułach Informatyki, takich jak sieci komputerowe, zabezpieczanie danych czy serwis urządzeń. Dzięki temu mogą pełnić funkcję działu IT firmy. Trzeba jednak wiedzieć, że taka usługa kosztuje. I bardzo często płacimy za sam fakt gotowości niesienia nam pomocy, podobnie rzecz jasna jak w przypadku zewnętrznych firm ochroniarskich.
Ekonomia w pigułce
Firmy informatyczne nastawione są na zysk. Uzyskają go wyłącznie wtedy, kiedy odpowiednio zaspokoją nasze potrzeby. Z tego właśnie względu oferują korzystne dla nas warunki oraz dogodne terminy realizacji. Jest to bardzo ważne, ponieważ paraliż wewnętrznej sieci, często kończy się dniem wolnym dla pracowników, ponieważ nie maja oni narzędzi niezbędnych do pracy.
Z ekonomicznego punktu widzenia, jest to więc rozwiązanie korzystne dla firmy, szczególnie wtedy, gdy trafimy na jednostkę multidyscyplinarną, która oprócz wcześniej wymienionych usług, oferuje dodatkowo wsparcie dla konkretnych działów, takich jak księgowość czy obsługa klienta. Co ważne, jakiekolwiek awarie w firmie są dla nich bardzo niekorzystne finansowe, dlatego z ogromną oddaniem dbają oni o to, aby do takowych nie doszło.
Zagrożenia płynące z outsourcingu
Nie istnieją rozwiązania idealne, tego trzeba być bardziej niż pewnym. Firmy informatyczne, z których usług korzystamy mogą zbankrutować, a my pozostaniemy bez niczego. Likwidacja działu IT może skończyć się również tym, że działanie naszej firmy będzie w pełni zależne od zewnętrznego podmiotu, co nie jest korzystne z punktu widzenia zarządzania.
Co więcej, dana firma informatyczna dostaje wgląd do pełnych danych firmy, co może generować pewne ryzyko. Nic tak naprawdę nie chroni nas wtedy przed wyciekiem danych, celowym oczywiście. Konkurencja przecież tylko czeka na to, aby pozyskać informacje o naszej kondycji, co pozwoli dostosować długofalową taktykę działania.
Dodatkowe wsparcie
Istnieją jednak takie sytuacje, w których współpraca z firmą oferującą outsourcing IT wydaje się nieoceniona. W okresie realizacji wielkich projektów czy implementacji zmian, korzystanie z grupy specjalistów z danej dziedziny wydaje się bardziej niż konieczne. Warto też dodać do listy cykliczne zlecanie inwentaryzacji czy oceny działania IT. Pozwoli to wyeliminować słaba ogniwa, przez które firma generuje straty. Co więcej, SEO bądź cały dział promocji w sieci warto zlecić oddzielnej firmie outsourcingowej, ponieważ w tym przypadku firma informatyczna z dużym doświadczeniem i zapleczem sprawdzi się dużo lepiej, niż nasz niewielki dział IT.
Reasumując, korzystanie z usług zewnętrznej firmy informatycznej ma wiele zalet, jak i wad. Za odpowiednią cenę otrzymujemy dostęp do znacznej grupy specjalistów oraz pełne wsparcie dla konkretnych sektorów firmy. Niesie to jednak pewne zagrożenia, wśród których kluczowy jest wyciek danych. Tajne dane powinny jednak takimi pozostać, ponieważ może to negatywnie wpłynąć na kondycję finansową przedsiębiorstwa. My jednak, niejako dopuszczamy do nich kogoś z zewnątrz.