Jeśli chcesz wyeliminować błędy, niekompetencję i powtarzanie tych samych zadań przez wielu pracowników, ograniczyć do minimum czynności uzgadniania, sprawdzania czy zatwierdzania i uprościć proces logistyczny powinieneś zwiększyć kompleksowość pracy, którą wykonuje jeden pracownik. Idealnie by było, gdyby konkretna osoba prowadziła daną sprawę od przyjęcia zlecenia po jego zakończenie.
Myślisz, że to nierealne i nieefektywne w sytuacji, gdy proces logistyczny jest zbyt rozbudowany? Przecież jednego pracownika może zastąpić zespół zadaniowy zwany również procesowym!
Oto zalety takiego rozwiązania:
- Zespół współgrających ze sobą pracowników ma pełną kontrolę nad pracą realizowaną w ramach procesu logistycznego.
- Uproszczony jest przepływ informacji, gdyż obejmuje tylko jedną grupę pracowników, którzy potrafią zastąpić się nawzajem, jeśli wystąpi taka potrzeba.
- Zintegrowane: rotacja pracy, rozszerzenie funkcji czy wzbogacenie w ramach zadań w zespołach sprawiają, iż pracownicy są bardziej podatni na zmiany, a wydajność ich pracy znacznie wzrasta.
- Dzięki delegowaniu uprawnień decyzje są podejmowane znacznie wcześniej, a ewentualne problemy rozwiązywane są zaraz po ich wystąpieniu. Tak więc mimowolnie wzrasta szybkość reakcji na zachodzące potrzeby.
- Zespół wie więcej. Wiedza członków zespołu sumuje się. Zespół zdolny jest wypełnić luki, które uszły uwagi jednostki.
- Zespół mobilizuje. Oddziaływanie dyskusji zespołowej wykracza poza pojedyncze opinie. Dynamika zespołu wywiera wpływ na innych, a tym samym rośnie poziom wydajności. Uważać trzeba jednak na niekorzystne myślenie grupowe.
- Działanie w zespole wyzwala efekt synergii (zasada: 2 + 2 > 4).
Zespoły zadaniowe to rozwiązanie, które ma wiele niezaprzeczalnych zalet, jednak pamiętaj, że nie zawsze opłaca się je stosować. Jak określić, kiedy warto? Kieruj się prawem Yerkesa-Dodsona!
Relatywnie wysoki poziom pobudzenia motywacyjnego (a z takim mamy do czynienia podczas pracy zespołowej) sprzyja sprawnemu wykonywaniu zadań łatwych, prostych i dobrze przez jednostkę wyuczonych. Zadania trudne, złożone i nietypowe lepiej wykonuje się w stanie niskiego pobudzenia.
W praktyce najlepiej przestrzegać 5 poniższych prawidłowości.
- Zadania nietrudne lub wyuczone są optymalne dla pracy zespołowej.
- Im trudniejsze lub nietypowe zadania, tym wydajność pracy w zespole maleje.
- Nie każdy nadaje się do pracy zespołowej, niektórym współudział w zespole wyraźnie przeszkadza, nie zmuszaj więc do współpracy.
- W zespole nie da się niejednokrotnie określić wpływu indywidualnej pracy, stąd pojawia się tak zwane próżniactwo społeczne. Niektóre jednostki czują się zwolnione od obowiązku aktywnego uczestniczenia w działaniach zespołu. Motywuj wszystkich do zrównoważonej pracy grupowej – niektórych zaś motywuj bardziej.
- Skuteczny zespół nie powstaje w momencie jego powołania, pracownicy zespołu muszą poczuć, że pracują w zespole – integruj ich.
Kiedy zespół zadaniowy jest efektywny?
Efektywny zespół możesz poznać po następujących cechach:
- jasno określony, wspólny cel,
- cel zespołu jest nadrzędny w stosunku do celów indywidualnych,
- wysoki poziom kompetencji i motywacji do pracy,
- poczucie współodpowiedzialności za to, co dzieje się w firmie,
- szybka i sprawna praca,
- dzielenie się wiedzą,
- efektywna komunikacja.