Każde przedsiębiorstwo pragnie jak najlepiej realizować postawione sobie cele firmy, a także dążyć do spełnienia wizji firmy. Wyznaczenie celów, które przedsiębiorstwo chcę osiągnąć jest bardzo ważne, gdyż zarówno w życiu człowieka jak i „życiu” firmy funkcjonowanie bez celów na przyszłość prowadzi donikąd i najczęściej kończy się nieuniknioną porażką.
Firma powinna wyznaczać, a także mierzyć kluczowe wskaźniki efektywności (KPI z ang. Key Performance Indicators), czyli wszystkie (zarówno finansowe jak i niefinansowe) wskaźniki, które firma stosuje by mierzyć, czy wyznaczone przez najwyższy szczebel zarządu przedsiębiorstwa cele są realizowane oraz w jakim stopniu.
Kluczowe wskaźniki efektywności są o tyle ważnym elementem oceny organizacji, gdyż pozwalają jasno rozstrzygać czy postawione cele są w ogóle realizowane i na jakim etapie się znajdują. Gdy przedsiębiorstwo nie realizuje postawionych przed nim celom, można szybko temu przeciwdziałać, wyszukać problem, a następnie znaleźć rozwiązanie.
Gdy kluczowe wskaźniki efektywności jasno wskazują, że przedsiębiorstwo osiąga postawione przed nim cele, właściciele firmy wiedzą, że funkcjonuje ona tak jak należy i jedyne czego trzeba to dopilnować by tak pozostało.
W przypadku gdy kluczowe wskaźniki efektywności pokazują, że przedsiębiorstwo notorycznie ma problemy z pewnego rodzaju zastojem, gdy do pewnego punktu wszystko idzie „jak po maśle”, po czym nagle dochodzi do wspomnianego zastoju, firma może dowiedzieć się, który element swojego działania należy zreorganizować i polepszyć, by skutecznie realizować wyznaczone cele.
Każda firma wyznacza przed sobą cele zarówno o charakterze strategicznym, które dotyczą dłuższego okresu działania, oraz cele operacyjne, czyli zadania „na tu i teraz”, które będą realizowane w najbliższej przyszłości. Jak wiemy działania podejmowane w tym momencie wymagają innych nakładów środków i zasobów, niż te, które dotyczą celów, które przedsiębiorstwo chce osiągnąć za przykładowo 5 lat. Dzięki takiemu rozgraniczeniu celów, możliwe jest stosowanie kluczowych wskaźników efektywności z osobna, dla każdego rodzaju zadań.
Niebywałą zaleta jaką daje wykorzystanie kluczowych wskaźników efektywności w firmie, jest to, że bardzo dobrze wpływają one na kulturę organizacyjną, która panuje na zakładzie firmy. Ich stosowanie przyczynia się do tego, że pracownicy wiedzą czego dokładnie się od nich oczekuje oraz jakie są zasady oceny ich pracy. Jeśli cele są osiągane, to znaczy, że całe przedsiębiorstwo, a tym samym pracownicy, działają tak jak należy. Dzięki temu w zakładzie pracy panują jasne zasady, kiedy przedsiębiorstwu idzie dobrze, a kiedy źle. To wszystko można bardzo łatwo odczytać sprawdzając kluczowe wskaźniki efektywności.
Przykładami wykorzystania kluczowych wskaźników efektywności są :
– liczba reklamacji, które spływają do firmy – im ich więcej, tym samym można ocenić, że jakość oferowanych produktów jest słaba i należy ją poprawić.
– jaka jest wydajność pracy – czyli ile jeden pracownik jest w stanie dać firmie (wartość wytworzonych przez niego produktów czy też usług w czasie jednej zmiany)
– jaki jest średni czas realizacji zamówień klientów – czyli jak szybko klient otrzymuje towar po jego zamówieniu
– jak długi był przestój od czasu pojawienia się problemu (awarii) do momentu jego usunięcia
– KPI pokazują również statystyki dotyczące absencji chorobowych pracownika, jaki jest poziom ich satysfakcji, ile urlopu zostało wykorzystane, czy jak długo (średnio) trwa rekrutacja pracowników
– Kluczowe wskaźniki efektywności dotyczyć mogą również poziomu satysfakcji klientów, procentu nieterminowych dostaw, czy czasu oczekiwania klientów w kolejce
– Kluczowe wskaźniki efektywności nie muszą dotyczyć tylko badania celów operacyjnych czy strategicznych na wymienionych wyżej poziomach. Można również sprawdzać jak poczyna sobie sztab marketingowy czy poddawać badaniom wskaźniki finansowe jak obroty, zysk netto czy wartości sprzedaży w zadanym okresie.
Jak widać dzięki wykorzystaniu KPI jasno będziemy wiedzieć, gdzie leży problem i co należy poprawić. Gdyby przedsiębiorstwo za każdym razem gdy „coś idzie nie tak” miało dochodzić do przyczyny problemu od podstaw, to zapewne zajmowało by to bardzo dużo czasu i było ciężkie. Dzięki KPI proces ten realizowany jest o wiele szybciej i prościej, co przyczynia się do lepszych wyników jakie osiąga stosująca je firma.