Nawet jeżeli sądzisz, że wszystko w Twojej firmie funkcjonuje poprawnie, upewnij się, że masz rację. Przepływ informacji w Twoim przedsiębiorstwie to obszar, który powinieneś dokładnie poznać.
Musisz dowiedzieć się, jaką drogę pokonują informacje i dokumenty między klientami Twojej firmy a Twoją firmą, między dostawcami Twojej firmy a Twoją firmą oraz wewnątrz Twojej firmy. Bez tego naprawdę skuteczne zarządzanie produkcją nie będzie możliwe.
Analiza przepływu informacji wewnątrz firmy produkcyjnej obejmuje:
- obieg informacji i dokumentów w dziale sprzedaży/obsługi klienta – jak często zamówienia są przyjmowane, jak długo oczekują na dalszą obróbkę, czy są wprowadzane do systemu, do jakiego systemu, czy przed przyjęciem zamówienia po nim dział sprzedaży kontaktuje się z produkcją, logistyką, magazynami wyrobów gotowych,
- planowanie i harmonogramowanie produkcji – co dzieje się po przyjęciu zamówień, czy zamówienia przekształcane są w zlecenia produkcji, kto to robi, jak to się odbywa, jak odbywa się planowanie i harmonogramowanie produkcji, kto się tym zajmuje, skąd planista wie, ile można wyprodukować w danym strumieniu w danej jednostce czasu,
- informacje do i od operatorów – skąd operatorzy wiedzą, co mają produkować, gdzie trafia informacja, co i w jakiej kolejności produkować, kto, komu i w jaki sposób przekazuje informacje o wykonanej produkcji,
- informacje o zapasach komponentów – kto, kiedy, w jaki sposób kontroluje wielkości zapasów komponentów, skąd kupiec wie, że należy złożyć zamówienie na komponenty, w jaki sposób i kiedy zejścia z rzeczywistych stanów magazynowych przekazywane są do systemu/ kupca,
- informacje o stanach magazynowych wyrobów gotowych – kto, kiedy, w jaki sposób kontroluje wielkości zapasów wyrobów gotowych, jak i kiedy zejścia z rzeczywistych stanów magazynowych są rejestrowane.
Uwaga! Zebrane informacje umieść na mapie.
Pamiętaj, by zaznaczyć na niej każde „ogniwo” (dział, komórkę, system), które otrzymuje, przetwarza i/lub dostarcza informacje.
Mapowanie wskaże Ci drogę zmian, jaką powinieneś obrać, by poprawić stan Twojego przedsiębiorstwa. Mapy stanu obecnego strumieni wartości powiedzą, jakie są relacje między przepływami fizycznymi a przepływami informacji, jakie problemy występują w przepływie informacji i przepływach fizycznych, ile czasu potrzeba na to, by przeprowadzić wyrób przez cały właściwy mu proces oraz ile z tego czasu wyrób jest faktycznie przerabiany, a ile to czas przeznaczony na operacje i zabiegi, za które klient nie chce płacić i w rezultacie ich koszt ponosi Twoja firma.