Dobry system obsługi transporty musi być dopasowany do potrzeb danej organizacji ale też przewidywać i umożliwiać stały jej rozwój. Ważna jest modułowość, a więc szereg opcjonalnych komponentów funkcjonalnych.
Funkcjonalności bazowe systemu transportowego
Nowoczesne Systemy Obsługi Transportu prześcigają się w sposobach optymalizacji tras. Te najbardziej zaawansowane będą umożliwiały użytkownikowi dynamiczny wybór narzędzia i sposobu optymalizacji. Czy efektem ma być najmniejsza ilość pokonanych km, najkrótszy czas, a może po prostu najniższy koszt? W zależności od stosowanych środków transportu (wieloosiowe samochody ciężarowe vs samochody osobowe) narzędzie optymalizacyjne wykorzystywane przez system będzie inne. Rynek jest już jednak tak rozwinięty, że funkcjonalności dobrych systemów wspierających zarządzanie transportem będą w tym aspekcie zbliżone. O przewadze określonego systemu będzie decydowało dostosowanie do unikalnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. To dostosowanie do unikalnych potrzeb może mieć wiele wymiarów, lecz z pewnością mogą to być funkcjonalności dodatkowe, realizowane dotychczas przez inne (mniejsze) systemy dziedzinowe:
- Field Service Management – zarządzanie usługami w terenie (harmonogramowanie i realizacja),
- Mobile Workforce management – zarządzanie pracownikami mobilnymi,
- Car Fleet management – zarządzanie flota pojazdów i urządzeń,
- SalesForce Automation – zarzadzanie pracą mobilnych przedstawicieli handlowych,
- Yard management System – zarządzanie ruchem na placu (preawizacje, autoawizacje, przydział ramp),
- Customer Relationship management – obsługa relacji z klientami,
- Data Management System – zarządzanie dokumentami i archiwum,
- Invoicing and Billing – fakturowanie i kontrola rozliczeń.
Jak rozróżnić dobry system transportowy?
Przy ocenie każdego systemu informatycznego, należy brać pod uwagę jego rozwojowość. Nie inaczej jest w przypadku systemu TMS. Optymalnie dobrany system powinien być zbyt rozbudowany względem naszych aktualnych potrzeb. Potrzeby będą się zmieniać a system zapewne pozostanie na dłuższy czas. Kolejny ważny element to modułowa budowa. Efektywny system będzie posiadał szereg modułów funkcjonalnych, które mogą okazać się nam potrzebne w przyszłości. Popularne moduły funkcjonalne zostały wymienione w poprzednim akapicie. Z pewnością jednym z bardziej pożądanych przez firmy realizujące zadania transportowe będzie moduł wspierający zarządzanie flotą pojazdów. Przykładowy system transportowy z szerokim modułem flotowym to SOTiPM od ITcener. Szczegółowy opis funkcjonalności CFM w tym systemie zarządzania transportem znajduje się tutaj https://sotipm.pl/zarzadzanie-flota-pojazdow/ Moduł taki nie tylko pozwoli zarządzać terminami obowiązkowych przeglądów technicznych, zużyciem elementów eksploatacyjnych, opłatami za ubezpieczenie, lecz również pozwoli na pogłębioną analizę kosztów. Dzięki takiemu podejściu, przedsiębiorstwo może kontrolować koszty w bardzo różnym ujęciu i porównywać efektywność czy stopę zwrotu z poszczególnych zasobów. Dobry system informatyczny będzie zatem potrafił nie tylko pokazać koszty danej trasy, koszty obsługi danego zlecenia ale pozwoli również na analizę efektywności zarządzania określonego pojazdu. W ramach modułu CFM możemy sobie wyobrazić następujące funkcjonalności:
- Zarządzanie magazynem wyposażenia pojazdu (legalizacja gaśnicy i inne wyposażenie obowiązkowe),
- Wygodne zarządzanie procesami przekazania pojazdu (do czy między kierowcami),
- Automatyzacja procesów dzięki integracji z operatorami kart lub terminali paliwowych,
- Zarządzanie dostępami określonych kierowców do określonych pojazdów (uprawnienia, aktualność badać czy preferencje),
Aplikacja mobilna to must have!
Nowoczesny system zarządzania transportem TMS oprócz aplikacji centralnej, będzie również obejmował mobilny komponent, umożliwiający wygodny dostęp do odpowiednich informacji kierowcom. Narzędziem najbardziej popularnym jest smartphone, który po zainstalowaniu mobilnej wersji systemu zapewni użytkownikowi dostęp do najbardziej aktualnych danych. Lista zleceń do realizacji, lista Punktów do odwiedzenia na trasie, szczegółowy itinerer z wytycznymi dotyczącymi rozładunku to obecnie podstawa. Bardziej zaawansowana aplikacja może jednak spełnić dużo więcej zadań. Przykładowo, może być narzędziem kierowcy do:
- zgłaszania uszkodzeń w pojeździe, stwierdzonych podczas przejęcia pojazdu od innego kierowcy (dokumentacja fotograficzna),
- weryfikacji stanu wyposażenia pojazdu – zdjęcie stempla legalizacyjnego na gaśnicy,
- Zgłaszania zdarzeń drogowych,
- Komunikacji z dyspozytorem, innymi kierowcami czy klientami,
Warto też zwrócić uwagę na fakt, iż pozycja GPS smartphona może pełnić rolę wspomagająca lub częściowo zastępującą system GPS zainstalowany w pojeździe. Dzięki mobilnej aplikacji możemy w prosty sposób posiąść wiedze na temat aktualnego położenia kierowcy, więc i domyślnie obsługiwanego przez niego pojazdu.