Chcesz, by większość żmudnych i czasochłonnych czynności w Twojej firmie odbywała się szybciej, przy minimalnym zaangażowaniu pracowników? Sprawdź, na czym polega i co może Ci zapewnić automatyzacja przepływów pracy.
Czym jest workflow?
Przepływ pracy (ang. workflow) to seria czynności niezbędnych do wykonania określonego zadania. Może to być np. realizacja zamówienia w sklepie internetowym, obsługa programu lojalnościowego, obieg faktur itp. Bardzo prostym przykładem przepływu może być autoresponder na poczcie e-mail czy w komunikatorze internetowym.
Trudno sobie wyobrazić, by dziś, gdy najcenniejszą walutę stanowi czas, wszystkie czynności w firmie wykonywali ludzie. Coraz więcej przedsiębiorstw automatyzuje procesy biznesowe, wykorzystując specjalistyczne oprogramowanie. Pozwala im to znacząco zredukować zaangażowanie pracowników w powtarzalne czynności. Realizowanie zadań przez system informatyczny nie tylko oszczędza czas – minimalizuje również ryzyko popełnienia błędów.
Na czym polega automatyzacja przepływu pracy?
Automatyzacja procesów biznesowych wpływa korzystnie na wydajność i efektywność firmowych działań. Jej wdrożenie obejmuje takie etapy jak:
- identyfikacja powtarzalnego procesu,
- zdefiniowanie celów (np. oszczędność czasu, zwiększona produktywność) oraz oczekiwań zespołu odnoszących się do automatyzacji,
- zaprojektowanie procesu workflow (zebranie danych, opisanie zadań, ich efektów itp.),
- stworzenie logicznej ścieżki uwzględniającej sposób i kolejność wykonywanych zadań,
- konfiguracja oprogramowania do automatyzacji procesów.
Jak to wygląda w praktyce?
Przykładowo, jeśli chcesz zautomatyzować zadania w obiegu faktur kosztowych w Twojej firmie, musisz pamiętać, że system nie zastąpi pracowników, może jednak znacząco wpłynąć na efektywność ich pracy, a co za tym idzie przynieść spore oszczędności.
Jakie zatem elementy w ramach obiegu faktur można zautomatyzować? W przypadku dużej ilości rejestrowanych faktur, sprawdzi się przykładowo moduł OCR, który pomaga nie tylko stworzyć warstwę tekstową skanowanej faktury, ale też automatycznie zidentyfikować pola istotne podczas jej rejestracji i przenieść je na formularz rejestracyjny. Rolą pracownika będzie tu weryfikacja czy rozpoznanie przebiegło poprawnie i ewentualne wskazane ręcznie poprawnych danych.
Jaki system workflow wybrać?
Na rynku znajdziesz wiele platform automatyzujących przepływy pracy. Większość to pudełkowe rozwiązania, z gotowymi obiegami do wykorzystania. Tego typu rozwiązania, choć stosunkowo proste we wdrożeniu, mogą nie wystarczyć firmom o specyficznych potrzebach dotyczących workflow.
Uciążliwe bywają też funkcjonalności niektórych platform, np. brak automatycznego generowania historii obiegów, czy tworzenia raportów i podsumowań.
Wybierając system, warto też zwrócić uwagę, czy jest on elastyczny na tyle, aby wspierać zmiany związane np. z rozwojem organizacji lub uwarunkowaniami prawymi. Pamiętaj, że inwestujesz w rozwiązanie na lata, które powinno wspierać, a nie utrudniać rozwój Twojej firmie i jej pracownikom.