Przejdź do treści

Firmowe dane w chmurze — czy przechowywane w ten sposób pliki są bezpieczne?

Większość firm przechowuje i udostępnia swoje pliki w chmurze. Metoda ta niesie ze sobą szereg korzyści — cały proces jest intuicyjny i łatwy w obsłudze, a pliki można szybko przesyłać i modyfikować. Z drugiej strony, nie jest to rozwiązanie w pełni bezpieczne, co w przypadku udostępniania poufnych dokumentów np. inwestorom i partnerom biznesowym może narazić firmę na poważne problemy. Na szczęście na rynku znajdują się już bardzo nowoczesne rozwiązania, które redukują ryzyko wycieku wrażliwych danych do absolutnego minimum.

Ochrona danych firmowych podczas fuzji i restrukturyzacji

W dzisiejszych czasach większość firm udostępnia swoje pliki bez większych zabezpieczeń zarówno doradcom, jak i klientom, partnerom biznesowym, inwestorom i nie tylko. Dzieje się tak nawet podczas kluczowych przejęć, fuzji czy restrukturyzacji. Zebrane dane przechowywane są w chmurze, która nie jest odpowiednim miejscem do przechowywania poufnych plików. Problem nie leży jednak w tym, że chmura czy związane z nią usługi są źle zabezpieczone, lecz w niewiedzy użytkowników. Hasła zapisane na kartce, logowanie się do chmury z domowych urządzeń, nie zwracanie uwagi na przesyłane pliki — to tylko kilka z wielu czynników ryzyka, które wynikają z nieświadomości pracowników.

Chmura jest niczym innym, jak zewnętrznym dyskiem online. Zebrane dane są przechowywane na serwerze wybranego dostawcy, a firma i jej pracownicy mają do nich wgląd w dowolnym momencie. Takie rozwiązanie jest wygodne i stosunkowo tanie, a także bezpieczne, o ile pracownicy przestrzegają wcześniej ustalonych procedur. Zawsze istnieje też ryzyko cyberataku czy awarii, na które — na szczęście — większość dostawców jest odpowiednio przygotowana. Serwery na bieżąco monitorują przesyłane dane i ruch w sieci, co pozwala reagować na wszelkie zagrożenia. Z kolei serwerownie są chronione przez liczne systemy zabezpieczające i prawdziwych strażników. Pod tym względem firmowe dane w chmurze są więc całkowicie bezpieczne.

Virtual Data Room — rozwiązanie premium

Przechowywanie i udostępnianie wrażliwych danych firmowych może być dodatkowo chronione dzięki rozwiązaniu VDR, czyli Virtual Data Room (takie rozwiązanie w Polsce oferuje np. firma Fordata – https://fordata.pl/virtual-data-room/). To obecnie jedno z najlepszych narzędzi biznesowych, które wykorzystuje się do przeglądania i przesyłania poufnych dokumentów. Pozwala ono kontrolować dostęp do wybranych plików i monitorować aktywność użytkownika, który aktualnie je przegląda. 

Poza tym VDR służy też do generowania raportów behawioralnych i zbierania danych dotyczących logowania, adresu IP i aktywności grup. Firma może wówczas błyskawicznie reagować na potencjalne zagrożenia, blokując dostęp do pliku lub uniemożliwiając jego zapisanie czy wydrukowanie. Narzędzie Virtual Data Room przesyła też informacje dotyczące czasu, który dany użytkownik spędził na przeglądaniu wybranego dokumentu i pozwala na automatyczne numerowanie plików lub autoryzację poprzez potwierdzenie umowy NDA.