Faktury elektroniczne – bezpieczna alternatywa papierowej formy dokumentu

Obowiązujące przepisy prawa precyzyjnie regulują pojęcia oraz zasady wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych.

Co jest, a co nie spełnia warunków faktury elektronicznej?

Pojęcie faktury elektronicznej zdefiniowane zostało w Ustawie o podatku od towarów i usług mocą nowelizacji z 2014 roku. Zgodnie z jej zapisami przez e fakturę rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Nie ma zatem znaczenia czy dokument wysłany został w formie komunikatu XML, czy też w formacie PDF lub innym. Istotne z punktu widzenia definicji jest natomiast to, że musi być on wystawiony w formie elektronicznej i w taki właśnie sposób wysłany, tak aby odbiorca otrzymał go również w formie elektronicznej.

Nie będzie zatem fakturą elektroniczną dokument wystawiony w formie elektronicznej, który zostanie wydrukowany i następnie wysłany w formie papierowej. Nie będzie nią także dokument wystawiony w tradycyjnej formie, zeskanowany i wysłany jako faktura online. Jest to o tyle istotne, że zgodnie z art. 106n ust. 1 u.p.t.u. do stosowania faktur elektronicznych niezbędna jest akceptacja odbiorcy faktury.

Co musi zawierać e-faktura?

Ustawodawca szczegółowo określił, jakie elementy muszą znaleźć się na fakturze. Zrównanie e faktury z fakturą papierową oznacza zaś, że są one tożsame. Zgodnie z przepisami zalicza się do nich m.in.:

  • datę wystawienia,
  • nadany numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje dokument,
  • określenie podatnika i nabywcy towaru lub usługi,
  • stawkę podatku,
  • kwotę należności.

Art. 106 u.p.t.u. wskazuje również na szereg wyjątków i szczegółowych wytycznych, dotyczących elementów faktur dla różnych dziedzin działalności.

Jakie są obowiązki podatnika wystawiającego faktury elektroniczne?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatnik zobowiązany jest określić sposób zapewnienia fakturze, w tym fakturze elektronicznej:

  • autentyczności pochodzenia,
  • integralności treści,
  • czytelności.

Podlegają one dowolnym kontrolom biznesowym. Przy czym w odniesieniu do faktur elektronicznych  zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności poza kontrolami możliwe jest w razie wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Dzięki różnorodnej ofercie operatorów EDI, wdrożenie tego systemu pozwala nie tylko spełnić podatnikowi jego ustawowy obowiązek względem fakturowania, ale też usprawnić archiwizację dokumentów w firmie.

Jak przechowywać faktury online?

Proponowane rozwiązania różnią się szczegółami. E faktura edison.pl przechowywana może być w nowoczesnym systemie, który dedykowany jest archiwizacji faktur elektronicznych. Operatorzy EDI oferują jednak co do zasady bezpieczne i ułatwiające dostęp sposoby gromadzenia dokumentów elektronicznych. Jest to bardzo istotne z uwagi na fakt, że reguły przechowywania faktur elektronicznych są takie, jak w przypadku dokumentów papierowych. Zgodnie z art. 112 u.p.t.u. podatnicy zobowiązani są przechowywać ewidencje prowadzone dla celów podatkowych oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, przez okres 5 lat, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Warto zauważyć, że nie określono nigdzie sposobu, w jaki przechowywane mają być wystawiane i otrzymywane faktury online. W praktyce najbezpieczniejszym rozwiązaniem wydaje się być wykorzystanie w tym celu zewnętrznych serwerów. Z punktu widzenia przepisów istotne jest, aby archiwizacja prowadzona była w sposób pozwalający na łatwe odszukanie oraz zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Dokumenty powinny być podzielone na okresy rozliczeniowe i umożliwiać bezzwłoczny dostęp podczas kontroli lub audytu.

Follow us on Facebook!