Zlecenia – jak przypisać im właściwy priorytet

Dlaczego klient czasem musi zaczekać na zrealizowanie prostego zamówienia?

Jeśli podasz klientowi zbyt odległy termin realizacji prostego i niewielkiego zamówienia, możesz zniechęcić go i utracić zlecenie. Po co więc tak ryzykować? Czy nie lepiej realizować proste zamówienia w pierwszej kolejności? Oczywiście, nie. Wiedzą o tym liczni przedsiębiorcy i menadżerowie stosujący kolejkowanie zleceń klientów.

Terminem „kolejkowanie zleceń” określa się przechowywanie i porządkowanie zleceń klientów w oczekiwaniu na dalszą obróbkę (realizację).

Pozyskując proste i nieduże zlecenie wykonawca musi przekalkulować, czy realizacja danego zamówienia mu się opłaca. Sprawdza wydajność i ekonomikę nie tylko pod kątem samej produkcji, ale również w całym procesie logistycznym od zaopatrzenia w surowce i materiały po dystrybucję.

W wielu przypadkach realizacja mało zyskownego zlecenia z najwyższą jakością i w priorytetowym dla klienta czasie jest nieekonomiczna z punktu widzenia producenta lub dostawcy usługi. Mimo, więc krótkiego czasu wykonawczego zlecenie musi zaczekać na wolny czas między produkcją masową, która stanowi podstawowe źródło dochodu firmy.

Jaki system ustalania kolejki zleceń możesz przyjąć?

SPOSÓB 1.
Najprostszym sposobem ustalania kolejki zleceń jest zasada FIFO (First In – First Out). W tym przypadku realizujesz zlecenia w kolejności zgłoszeń. Jednak nie jest to najkorzystniejsza metoda, bowiem nie szereguje zleceń bardziej opłacalnych. W efekcie możesz przyjąć mniejsze zlecenie i ustalić jego wykonanie, a odrzucić większe i bardziej zyskowne, ponieważ przyszło później.

SPOSÓB 2.
Możesz skutecznie selekcjonować zlecenia, klasyfikując je według kryterium atrakcyjności potencjalnego kontraktu.

W tej metodzie ustalasz kryteria optymalne dla Twojej firmy, takie jak:
• poziom rentowności zlecenia,
• wielkość potencjalnego kontraktu mierzona pracochłonnością lub wartością przerobu,
• zgodność pracochłonności zlecenia z możliwościami przedsiębiorstwa lub jego rezerwami.

SPOSÓB 3.
Równie skutecznym sposobem selekcji zleceń jest ich posegregowanie według wiarygodności klienta. Zleceniodawca sprawdzony zapłaci Ci w terminie. A zatem, przyjmując taki sposób klasyfikacji, minimalizujesz ryzyko związane z opóźnieniem płatności lub jej brakiem.

W tym przypadku powinieneś na podstawie swojej wiedzy, zapisów z bazy danych bądź wywiadu środowiskowego ocenić klienta, biorąc przy tym pod uwagę:

  • dotychczasową realizację płatności (terminowe i przeterminowane faktury),
  • możliwość uzyskania zaliczki,
  • renomę odbiorcy na rynku,
  • gwarancje płatnicze.

SPOSÓB 4.
Nie bój się ręcznego sterowania! Taki sposób kolejkowania zleceń stosuje się nawet w nowoczesnych i prężnie rozwijających się firmach. Ważne tylko, byś nie przesadził z manualnym ingerowaniem w tok pracy i planowania. Jeśli jednak dostrzeżesz możliwość „wciśnięcia” mało opłacalnego zlecenia między masówki, bez ingerencji w technologię czy przezbrajanie maszyn (jednorodny produkt, jednorodne wytwarzanie), to na pewno warto z niej skorzystać. Takie działanie nie zmieni czasu realizacji dużego zamówienia, a zdecydowanie skróci czas oczekiwania małego.

SPOSÓB 5.
Gdy otrzymasz zamówienie małe lub nieopłacalne, możesz również posłużyć się formułą stosowaną przez wielu menadżerów: zapłać 2x więcej to zrobimy 2x szybciej. Jednak takie podejście jest skuteczne tylko na krótką metę, bowiem klient może się zrazić do takiej obsługi.

SPOSÓB 6.
Jeśli w systemie informatycznym wspomagającym zarządzanie w Twojej firmie istnieje funkcja odpowiedzialna za optymalne gospodarowanie zasobami materiałowymi, to najprawdopodobniej również możesz ją wykorzystać do selekcji zleceń. W takim systemie bowiem może znajdować się wiele potencjalnych kolejek zleceń zakładanych przez użytkownika lub nadawanych automatycznie – przy czym, każde zamówienie jest umieszczane tylko w jednej kolejce zleceń.

Jak dostosować system kolejkowania do liczby zamówień i możliwości produkcji?

Jeśli w Twojej firmie otrzymujecie więcej zamówień niż jesteście w stanie zrealizować przy dostępnych zasobach produkcyjnych, to sprawdzoną metodą doboru najlepszych kąsków w grupie zamówień jest zastosowanie jednego z 6 omówionych powyżej sposobów lub stworzenie ich hybrydy dostosowanej do własnych potrzeb.

Gdy jednak liczba zamówień jest mniejsza niż możliwości Twojej firmy powinieneś zająć się przede wszystkim kolejkowaniem zleceń pod potrzeby klienta tak, aby go nie stracić.

Related Post

Follow us on Facebook!