Jeśli chcesz terminowo realizować zamówienia klientów, a także zapewnić odpowiednią jakość końcowych wyrobów, potrzebujesz właściwych kontrahentów. Prezentowana poniżej procedura może być dla Ciebie bardzo pomocna w ich wyborze.
7 kroków wyboru dostawcy
ETAP 1. Zgromadź dane niezbędne do sformułowania zapytania ofertowego.
Będziesz potrzebował:
- zatwierdzonej dokumentacji (lista materiałowa, receptura zawierająca indeksy komponentów, rysunki techniczne),
- listy komponentów,
- wstępnej oferty współpracy,
- informacji o wielkości zapotrzebowania oraz
- o ramach czasowych wdrożenia danego produktu.
ETAP 2. Sporządź zapytanie ofertowe i roześlij je do potencjalnych dostawców.
Zapytanie ofertowe wyślij do co najmniej 4, 5 dostawców. Pamiętaj, aby nie ograniczać się tylko do Twoich aktualnych kontrahentów, gdyż warto podjąć próbę wyszukania nowych. Wyraźnie określ termin, do kiedy należy przedstawić ofertę, a także jakich informacji w niej oczekujesz.
ETAP 3. Oceń próbki dostarczone przez dostawców.
Teraz wybrani dostawcy przesyłają próbki materiałów, komponentów przygotowane w oparciu o Twoją dokumentację. Ich weryfikacją zajmują się pracownicy działu R&D i jakości. Badanie kończy się wystawieniem oceny zgodności. Dostawca może zostać poproszony o dokonanie poprawek i ponowne przesłanie próbek.
ETAP 4. Ustal warunki kontraktu.
Po analizie ofert cenowych, pozostałych parametrów logistycznych i testów jakościowych nadszedł czas, abyś przeszedł do negocjacji warunków współpracy. Do rozmów może włączyć się kierownik zakupów, dyrektor finansowy czy prezes – w zależności od znaczenia i wielkości kontraktu.
ETAP 5. Przeprowadź audyt u dostawcy.
Jeśli oferta wybranego przez Ciebie dostawcy nie znajduje się na liście zaaprobowanych, powinieneś dokonać jego walidacji. Opracuj przed audytem listę pytań z zakresu organizacji różnych działów. Wyślij ją do dostawcy z prośbą o odesłanie uzupełnionego formularza z odpowiedziami jeszcze przez terminem audytu. Zapoznaj się z odpowiedziami w odesłanym formularzu. Przygotuj dodatkowe pytania, które zadasz w trakcie wizyty u dostawcy. Podczas audytu zweryfikuj prawdziwość odpowiedzi z wypełnionym formularzem audytowym, sprawdź dokumentujące je procedury czy raporty.
Jeśli w trakcie audytu zauważysz jakieś niedociągnięcia, powiadom o nich dostawcę. Jeżeli zależy mu na kontrakcie, to z pewnością wyeliminuje niedogodności.
ETAP 6. Umieść zaaprobowanego dostawcę na liście kontrahentów Twojej firmy.
Jeśli nawet w przyszłości, po renegocjacji kontraktu, oferta cenowa danego dostawcy przestanie być konkurencyjna, pozostaw ją na liście. Może ją jeszcze wykorzystasz, a zawsze łatwiej zwrócić się do sprawdzonego dostawcy, który już wcześniej przeszedł audyt.
ETAP 7. Sporządź umowę.
Podsumuj wynegocjowane warunki współpracy w formie listu intencyjnego lub umowy o współpracy, w zależności od wartości lub przedmiotu kontraktu.
Co gwarantuje umowa?
Umowa będzie gwarancją dla Ciebie – utrzymywania przez dostawcę odpowiednich mocy produkcyjnych, niezbędnych do zaspokojenia Twoich potrzeb w terminie; dla dostawcy – pewności zbytu i przesłanką do inwestowania w rozwój swojej działalności, tym samym doskonalenia form współpracy ze swoimi potencjalnymi klientami.