Platformy SafeQ i OptimiDOC, czyli jak skutecznie zoptymalizować druk w firmie

Nie jest tajemnicą, że wielu pracowników zarówno dużych, jak i małych firm, podchodzi do kwestii drukowania nieroztropnie – drukują dokumenty jednostronnie lub w kolorze (gdy jest to nieuzasadnione) czy wykorzystują firmowy sprzęt do drukowania prywatnych dokumentów. Często powstaje także duża ilość zmarnowanych, niepotrzebnych wydruków. Jeśli chcesz w pełni zarządzać środowiskiem druku w Twojej firmie, wiedzieć, kto, kiedy i ile drukuje, a tym samym móc kontrolować i ciąć koszty, rozważ wdrożenie narzędzi, jakimi są platformy SafeQ oraz OptimiDoc.

Czym są platformy SafeQ i OptimiDOC?

Platforma SafeQ to produkt, który powstał w roku 2000 pod banderą czeskiego giganta – firmy YSoft. System ten skierowany jest przede wszystkim do klientów korporacyjnych i umożliwia kontrolę środowiska druku nie tylko w kraju, ale nawet na różnych kontynentach.

Firma OptimiDOC natomiast powstała w roku 2012 – jest mniejsza niż YSoft, jednak oferuje system, który bez kompleksów może konkurować z SafeQ.

Oba systemy działają m.in. na podstawie danych przetwarzanych i przechowywanych w chmurze. Ponadto SafeQ wykorzystuje do pracy terminale sprzętowe i terminale produkowane przez YSoft, natomiast OptimiDOC – tylko terminale sprzętowe (nie wykorzystuje własnych terminali).

Co potrafią oba systemy?

Zarówno SafeQ, jak i OptimiDOC pozwalają kontrolować liczbę wydruków, skanów i kopii wykonywanych przez pracowników, a co za tym idzie, przyczyniają się do zwiększania oszczędności w firmie. Pozwalają także na wzrost wydajności pracy. Oto najważniejsze funkcje obu platform:

  • Gromadzą dane na temat ilości oraz rodzajów wykonanych wydruków, skanów i kopii – dostęp do takich danych pozwala na skuteczne zapobieganie marnotrawienia papieru oraz tuszu, zapobiega przed wykorzystywaniem drukarek w celach prywatnych i pozwala zwiększać oszczędności. Gromadzenie takich danych jest możliwe dzięki systemowi zabezpieczeń i możliwości personalizacji interfejsów. Każdy pracownik może skorzystać z urządzenia tylko wtedy, gdy uwierzytelni się przy pomocy karty lub pinu. 
  • Są wyposażone w mechanizmy zabezpieczające – jednym z takich mechanizmów jest tzw. drukowanie oparte na regułach. Proces ten składa się z trzech etapów: warunku, akcji i powiadomienia. Przykładem może być następująca sytuacja: pracodawca wprowadza limit wydruków kolorowych dla każdego pracownika. Gdy dany użytkownik chce dokonać kolorowego wydruku, system analizuje, czy użytkownik nie przekroczył już przyznanego mu limitu (warunek). Jeśli tak, następuje automatyczna zmiana preferencji drukowania na mono (akcja), a do osoby zarządzającej wysyłana jest informacja o zaistniałej sytuacji (powiadomienie). 
  • Rejestrują i opracowują w formie raportów wszystkie operacje wykonywane na urządzeniach drukujących – managerowie systematycznie (w określonym przez siebie czasie) otrzymują czytelne raporty zarówno o ilości i kosztach druku w ogóle, jak i zestawienia operacji wykonanych przez poszczególnych pracowników.
  • Zapewniają bezpieczeństwo dokumentów – gwarantuje to m.in. kontrola dostępu do urządzeń, a także takie funkcjonalności jak przechowywanie na serwerze dokumentów gotowych do wydruku (Pull Print) czy możliwość wyboru urządzenia drukującego, przy którym użytkownik aktualnie się znajduje (Follow Me).
  • Pozwalają na zwiększenie wydajności pracy – m.in. dzięki możliwości wykonywania operacji z poziomu urządzenia (z pominięciem komputera, np. usuwanie dokumentów, znajdujących się w kolejce do wydruku, przechowywanie na serwerze często drukowanych dokumentów, skanowanie do konkretnego katalogu w komputerze czy wybieranie dokumentów do ponownego drukowania).

Opisane platformy zapewniają nie tylko optymalizację środowiska druku i poprawiają wydajność pracy, ale też zwiększają wygodę użytkowania. Poza tym przyczyniają się do ochrony środowiska naturalnego, m.in. przez zmniejszenie ilości wydruków czy tworzenie raportów ekologicznych (SafeQ). Chcesz wiedzieć więcej jak możesz zoptymalizować koszt druku u siebie w firmie? Koniecznie odwiedź stronę http://www.kserkop.com/pl–urzadzenia-it-software-11

Related Post

Follow us on Facebook!