Jak korzystać z faktur on-line?

Faktury elektroniczne są dzisiaj bardzo popularne. Dzięki nim firma oszczędza czas i pieniądze. Jak możemy korzystać z e-faktur jeszcze łatwiej?

Z faktur elektronicznych możemy korzystać obecnie już od lat. Aktualnie bardzo popularne są faktury on-line, które możemy przygotowywać w internecie i natychmiast przesyłać do odbiorców, którzy także mogą przechowywać je w sieci.

Dlaczego warto wybrać e-faktury?

Faktury elektroniczne nie różnią się od dokumentów papierowych poza swoją formą. Przepisy nie wskazują dokładnie, jaki format powinny mieć tego rodzaju faktury – przedsiębiorcy najczęściej decydują się na PDF albo XML. Warto też pamiętać o tym, że faktury elektroniczne, w tym faktury on-line nie wymagają podpisu elektronicznego czy innej formy walidacji, co ułatwia ich stosowanie.

To oszczędności na różnych płaszczyznach – mniejsze zużycie papieru i tonera, brak kosztów przesyłek listowych z fakturami, oszczędność miejsca na półkach, a także ekologia. Nic więc dziwnego, że dzisiaj coraz więcej firm wybiera e-fakturowanie.

Fakturowanie on-line – bezpieczniejsze i wygodniejsze

Fakturę elektroniczną możemy przygotować z użyciem różnych programów albo szablonów. Kiedyś najczęściej przygotowywano je z użyciem programów instalowanych bezpośrednio dyskach twardych komputerów. Teraz większym zainteresowaniem cieszą się faktury on-line, czyli takie, które możemy wygenerować przez internet.

W tym celu możemy wykorzystać darmowe, dedykowane strony internetowe albo aplikacje on-line – uzyskujemy do nich dostęp przez internet, po opłaceniu abonamentu. Wraz z aplikacją możemy mieć też do dyspozycji wiele dodatkowych funkcji ułatwiających prowadzenie przedsiębiorstwa, między innymi w zakresie prowadzenia księgowości. Dla wielu mniejszych firm to korzystne rozwiązanie – aplikacja jest tańsza niż współpraca z biurem księgowym.

Jako że dane przechowywane są on-line, nie musimy obawiać się o ich utratę. Faktury on-line są bezpiecznie archiwizowane na zewnętrznych serwerach wraz z kopiami zapasowymi, więc nie musimy obawiać się, że zostaną utracone. Co ważne, możemy uzyskać do nich dostęp z dowolnego komputera – nawet innego niż nasz komputer firmowy. To duże udogodnienie w przypadku jakichkolwiek usterek czy wtedy, gdy przebywamy poza siedzibą firmy, ale musimy uzyskać dojście do danych.

 

Czym wyróżniają się faktury on-line?

Faktura on-line nie różni się niczym od innych faktur elektronicznych – zawiera te same elementy wymagane przez przepisy prawa. Może być zapisana w formacie odpowiadającym użytkownikowi, na przykład wspomnianych formatach PDF albo XML Może być ona też przechowywana on-line – na serwerach aplikacji.

Przygotowanie faktury on-line jest naprawdę bardzo łatwe – zwłaszcza przez aplikację, w której mamy swoje konto użytkownika. Możemy wtedy zapisywać dane kontrahentów w bazie, a następnie wybierać ich w celu stworzenia dokumentu – nasze dane i dane kontrahenta będą uzupełnione automatycznie. Oczywiście, nie musimy też obawiać się o obliczenia – aplikacja wykona je samodzielnie, więc ryzyko błędów jest wyeliminowane.

Warto też wskazać, że dzięki fakturom on-line możliwa jest łatwiejsza elektroniczna wymiana danych. Dzisiaj w tym celu wykorzystuje się zaawansowane systemy komputerowe, które określane są mianem EDI od angielskiego Electronic Data Interchange. Wymiana faktur elektronicznych i innych dokumentów elektronicznych między uczestnikami systemu EDI jest jeszcze prostsza. W dostarczaniu takiego oprogramowania specjalizuje się między innymi firma Edison.

Zacznij fakturować on-line jeszcze dzisiaj!

Jeśli również zainteresowały cię faktury on-line, już teraz możesz zapoznać się z różnymi rozwiązaniami pozwalającymi na ich przygotowywanie i archiwizowanie. Koszty związane z korzystaniem z oprogramowania do fakturowania on-line są naprawdę atrakcyjne, dlatego to dobre rozwiązanie dla wielu przedsiębiorców.

Z ofertami można zapoznać się już teraz przez internet. Wiele firm pozwala też na skorzystanie z darmowej funkcji demo, dzięki której możemy bliżej zapoznać się z funkcjonalnością programów.

Related Post

Follow us on Facebook!