Zarządzanie jakością z wykorzystaniem zasad metodologii 5 Why to jedna z wielu metod wykrywania przyczyn problemów – lub defektów. Czym charakteryzuje się metodologia 5 Why?
Dopiero zidentyfikowanie przyczyny problemu pozwala na jego rozwiązanie poprzez wprowadzenie działań korygujących. Brak identyfikacji i usunięcia problemu skutkuje zwykle jego ponownym wystąpieniem. Zadaniem metody 5Why jest zastanowienie się dlaczego problem powstał i w jaki sposób go skutecznie wyeliminować.
Jedno działanie – dwa aspekty 5 Why
Analiza problemu przy użyciu metodologii 5 Why opiera się na dwóch zasadniczych aspektach: określeniu przyczyny powstania problemu oraz udzielenie odpowiedzi dlaczego go nie wykryto. Etap pierwszy musi szczegółowo podać jasną przyczynę powstania samego problemu czy defektu. Etap drugi powinien przynieść odpowiedź na następujące pytania: dlaczego obecnie działający system nie wykrył problemu kiedy ten się pojawił. Faza ta skupia się na kilku ważnych aspektach sprawy: co się stało, kiedy, jaka jest skala zdarzenia, jakie zagrożenie problem stwarza dla odbiorców produktu oraz samej firmy etc.
Po pierwsze: „Dlaczego?”
Metodologia 5 Why słynie z wykrywania przyczyn problemów lub defektów w oparciu o zadawanie pytań rozpoczynających się od słowa „Dlaczego?”. Dzięki takiemu podejściu do kwestii wyjaśnienia danego zagadnienia 5 Why pozwala na dojście do źródła zakłóceń oraz w sposób gruntowny zbadać ich przyczynę. Pozwala to na późniejsze skupienie się na skutecznym rozwiązaniu danego zagadnienia. Pytania z serii „Dlaczego?” sprawiają, że sam problem staje się bardziej zrozumiały, a zatem i sama przyczyna jego powstania wydaje się łatwiejsza do zidentyfikowania oraz usunięcia. Warto zaznaczyć, że nie ma konieczności ścisłego trzymania się dokładnej liczby pięciu pytań. W niektórych przypadkach może to doprowadzić do absurdalnych odpowiedzi. Dlatego niekiedy lepiej użyć 4 lub 6 czy 7 pytań, które przyniosą znacznie bardziej logiczną i zrozumiałą odpowiedź.
5 Why krok po kroku
Metodę 5 Why stosuje się poprzez zastosowanie określonej drogi opisania i eliminowania przyczyn problemów. Pierwszym etapem jest gruntowne zebranie informacji na temat problemu. Po zebraniu informacji należy dobrać odpowiednią grupę roboczą, które jest w stanie pomóc w ustaleniu przyczyny problemu. Wybrane osoby powinny posiadać wiedzę o procesie, miejscu wystąpienia problemu etc. Następnie należy wspólnie z grupą roboczą opisać problem. Kolejny etap to zadawanie pytań i poszukiwanie na nie odpowiedzi. Wykorzystuje się w tym miejscu charakterystyczne dla metody 5 Why zadawanie pięciu dobrze opracowanych pytań rozpoczynających się od frazy „Dlaczego?”. Ostatnim krokiem jest weryfikacja odpowiedzi. Należy stwierdzić czy otrzymana odpowiedź jest logicznie powiązana z samym problemem – przyczyna i skutek.
Mocną stroną metody 5Why jest jej prostota i możliwość wdrożenia niemal w każdej organizacji. Niewątpliwą zaletą jest także łatwość i szybkość jej wdrożenia oraz brak konieczności znajomości statystyki. Skuteczność tego narzędzia nie wymaga specjalnych, złożonych przygotowań ze strony pracowników. Najważniejsza jest wiedza dotycząca samego problemu. Wiedza determinuje analityczne myślenie, które ma prowadzić do próby samodzielnego zidentyfikowania problemu.