Raport A3 jako sposób na udoskonalenie organizacji

Raport A3 jest narzędziem o szerokim zastosowaniu, opracowanym przez Toyotę w celu prowadzenia sprawnego zarządzania w firmie. Nazwa wywodzi się z formatu papieru używanego do sporządzenia w/w narzędzia. Raport A3 jest na tyle uniwersalny, że może być wykorzystany do różnych rodzajów pracy, takich jak:

  • Rozwiązywanie problemów
  • Monitoring i raportowanie statusu projektu
  • Proponowanie zmian w polityce czyli zasad uzgodnionych i egzekwowanych przez członków zespołu

Raport A3 pozwala grupie ludzi aktywnie pracować nad celem i strategią projektu.

Zachęca pracowników do dogłębnego rozwiązywania problemów w całym procesie, dzięki niemu współpraca staje się bardziej efektywna. Współpraca ma duże znaczenie dla innowacyjnego podejścia i skutecznego inwestowania czasu i pieniędzy. Wszystko to przekłada się na najlepsze możliwe rozwiązanie problemu w zespole.

Raport A3 jest genialny w swojej prostocie, dostarczając informacje w zwięzły, obrazowy, a przede wszystkim zrozumiały dla każdego pracownika sposób. Narzędzie dodatkowo zmusza nas do pracy z danymi i faktami. Dąży do ciągłego doskonalenia stawiając przy tym mocny nacisk na komunikacje, a w dodatku bez problemu dopasujesz go do swojego przedsiębiorstwa.

Proces tworzenia Raportu jak i samą jego strukturę można podzielić na następujące kroki:

  1. Identyfikacja problemu lub potrzeby – Dlaczego podejmujesz się tego działania ?
  2. Określenie zakresu problemu – Gdzie dostrzegasz rozbieżność ? Co wskazuje na problem lub potrzebę ?
  3. Sformułowanie celu i opisanie spodziewanych ulepszeń – Jakie wyniki chcesz osiągnąć ? Do kiedy ? Co powinno się zmienić ?
  4. Analiza przyczyny głównej – Co stanowi źródło problemu ? (Skorzystaj np. z 5xWHY)
  5. Określenie szczegółów środków zaradczych – Jak chcesz osiągnąć cel ? W jaki sposób podjęte działania zbliżą Cię do celu ?
  6. Opracowanie planu wdrożenia – Jakie czynności należy wykonać ? Kto będzie za nie odpowiedzialny ? Do kiedy osoba odpowiedzialna będzie musiała wykonać
  7. zadania ?
  8. Przygotowanie planu działań kontrolnych – Jak sprawdzisz aktualny status danego działania ?
  9. Ocena – Podziel się wnioskami, tym co udało się osiągnąć lub tym co było przyczyną porażki

Podczas przygotowywania Raportu A3 Pamiętaj !

• Dane prezentuj w formie wykresów i tabel, tak aby każdy element był odpowiedniej wielkości i łatwy do odczytania
• Unikaj niezrozumiałej dla reszty pracowników terminologii
• Rysunki i inne elementy graficzne stosuj tylko wtedy, gdy przynoszą one dodatkową wartość, pamiętając o tym, aby były one odpowiedniej wielkości

Follow us on Facebook!