Znaczenie komunikacji wewnątrz organizacji

komunikacja wewnętrzna w firmie

Skuteczne komunikowanie się jest ważne dla menedżerów z dwóch powodów. Po pierwsze, jest to proces, za pośrednictwem którego realizuje się zarówno strategiczne jak i podstawowe funkcje planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania. Po drugie jest czynnością, której menadżerowie poświęcają przeważającą część czasu. Umiejętność skutecznego komunikowania się to efektywna wymiana informacji i znaczeń między wszystkimi pracownikami organizacji, a w efekcie podstawa sukcesu organizacji.

Skuteczne komunikowanie się jest ważne dla menedżerów z dwóch powodów:

  • Po pierwsze, jest to proces, za pośrednictwem którego realizuje się zarówno strategiczne jak i podstawowe funkcje planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania.
  • Po drugie jest czynnością, której menadżerowie poświęcają przeważającą część czasu. Umiejętność skutecznego komunikowania się to efektywna wymiana informacji i znaczeń między wszystkimi pracownikami organizacji, a w efekcie podstawa sukcesu organizacji.

Proces komunikowania się umożliwia menedżerom wykonywanie ich obowiązków, informacje dostarczane menedżerom są podstawą planowania i przekazania planów do realizacji. Organizowanie wymaga komunikowania się z pracownikami w sprawie powierzonych im zadań. Przewodzenie oznacza kontaktowanie się z podwładnymi aby osiągnąć cele grupowe. Kontrola natomiast opiera się na przekazywaniu werbalnych, pisemnych, elektronicznych komunikatów w organizacji.

Menedżerowie, aby efektywnie pełnić swoje zadania, muszą komunikować się z innymi:

  • W rolach interpersonalnych menedżer działa jako symbol i lider swojej jednostki organizacyjnej, komunikując się z podwładnymi, klientami, dostawcami i kolegami w organizacji. Menedżerowie 45% czasu przeznaczonego na komunikowanie się z innymi przeznaczają na kontakty z kolegami, 45% czasu na komunikowanie się z osobami spoza organizacji, a 10% czasu poświęcają przełożonym.
  • W rolach informacyjnych menedżerowie korzystają z informacji od kolegów, podwładnych i innych osób o wszystkim, co może być związane z zadaniami i obowiązkami w organizacji. Przekazywana informacja zwrotna ma istotne znaczenie we współdziałaniu wewnątrz organizacji i na zewnątrz, wymiana informacji jest podstawą współdziałania organizacji z jej otoczeniem.
  • W rolach decyzyjnych menedżerowie wprowadzają nowe projekty, pracują nad zakłóceniami, przydzielają zasoby, niektóre decyzje podejmują sami, opierają się one jednak na dostarczonym im informacjach.

Menedżerowie najchętniej korzystają z informacji przekazanych drogą ustną, jednak w świecie komputerów i elektroniki w organizacjach najczęściej spotykaną formą przekazu staje się poczta elektroniczna. Można poufnie i w dogodny sposób, kontaktować się i przekazywać informacje i otrzymywać odpowiedź niemal natychmiast na większe odległości i do większej liczby osób. Proces komunikowania się jest podstawą funkcji kierowniczych.

Każda organizacja dąży do uporządkowania komunikacji pomiędzy członkami organizacji, tzn. do tego, aby porozumienie się wewnątrz organizacji odbywało się zgodnie z formalnymi lub nieformalnymi normami, (określają one kto, w jaki sposób, w jakich sprawach i z jaką częstotliwością może lub musi komunikować się z innymi członkami organizacji). Zasadniczą funkcją norm jest eliminowanie komunikacji zbędnej z punktu widzenia celów organizacji. Komunikacja nieuporządkowana, zbyt dowolna przeszkadza organizacji w realizacji jej celów – rozprasza uwagę, zabiera czas, nakłada się na komunikaty niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania organizacji, tworząc szumy informacyjne.

Aby komunikacja miała charakter uporządkowany:

  • tworzone są środki i kanały porozumiewania się oraz system bodźców skłaniający członków organizacji do korzystania z nich,
  • podtrzymywany jest kod kulturowy właściwy każdej organizacji,
  • tworzony jest i podtrzymywany system hierarchii w stosunkach komunikacyjnych,
  • członkowie organizacji mają nierówne możliwości wpływu na normy rządzące procesem komunikowania się, szanse korzystania z różnych kanałów komunikacji, blokowania lub manipulacji procesami porozumiewania się.

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn