Wydzielenie na zewnątrz przedsiębiorstwa procesu zarządzania zasobami ludzkimi

zarzadzanie zasobami ludzkimi

W Normie ISO 9001:2008 dookreślono zakres pkt 4.1 mówiącego o tym, że organizacja zlecająca na zewnątrz realizację jakiegokolwiek procesu powinna zapewnić nadzór nad takimi procesami.

Według uwagi do nowej wersji normy proces realizowany na zewnątrz jest procesem, który został przez dane przedsiębiorstwo zlecony do realizacji firmie zewnętrznej. Przykładami takich procesów są m.in. procesy zarządzania, zaopatrywania w zasoby, całkowitej lub częściowej produkcji, obsługi klienta czy zarządzania zasobami ludzkimi. Proces zarządzania zasobami ludzkimi może być realizowany przez zewnętrznego partnera jako usługa zlecona (outsourcowana).

W naszym przypadku proces wydzielania podzielono na 2 etapy:

  • najpierw na zewnątrz, do wybranego partnera outsourcingowego, wydzielono administrowanie płacami pracowników (tzn. ewidencja czasu pracy), sporządzanie list płac, wystawianie rachunków z tytułu umów cywilnoprawnych, rozliczanie zaliczek, pożyczek, alimentów i innych obciążeń, rozliczanie pracy na akord, rozliczanie nieobecności na listach płac, obsługa świadczeń rodzinnych (zasiłek rodzinny, pielęgnacyjny i dodatki), rozliczanie składek ZUS, naliczanie stażu urlopowego oraz wymiaru urlopu, kontrolowanie wykorzystania urlopu w roku, przenoszenie danych na comiesięczne deklaracje i roczne rozliczenia, generowanie i wydruk formularzy PIT, deklaracji ZUS RMUA, raportów do NFZ i innych,
  • następnie funkcje kadrowe (ewidencja osobowa pracowników, przygotowywanie umów o pracę, świadectw pracy oraz wprowadzanie i edycja danych w ewidencji osobowej pracowników, rejestrowanie historii zmian danych w trakcie zatrudnienia, ewidencja badań lekarskich pracowników, ewidencja nieobecności z dokładną specyfikacją powodów nieobecności oraz szczegółowe rozliczanie urlopów wypoczynkowych, prowadzenie rejestru szkoleń obowiązkowych i dobrowolnych pracowników oraz archiwum pracowników).

Funkcje kadrowo-płacowe nie należą być może do podstawowych funkcji w działalności przedsiębiorstwa produkcyjno-handlowego, niemniej jednak są w oczywisty sposób istotnym elementem jego działania z punktu widzenia jego pracowników. Zdając sobie z tego sprawę, zarząd przedsiębiorstwa, a szczególnie dyrektor do spraw personalnych, podszedł bardzo poważnie do planów wydzielenia funkcji kadrowo-płacowych na zewnątrz.

W celu zapewnienia jak najlepszej jakości realizacji procesu przez zewnętrznego partnera outsourcingowego dyrektor do spraw personalnych podjął w ramach projektu współpracę z pełnomocnikiem przedsiębiorstwa do spraw jakości, odpowiedzialnym w firmie za jej funkcjonowanie zgodnie z normą. W ramach tej współpracy ustalono zasady wyboru, współpracy oraz monitorowania współpracy z zewnętrzną firmą, których celem miało być zagwarantowanie najwyższej jakości realizacji zleconych procesów kadrowo-płacowych.

Wybór partnera outsourcingowego został poprzedzony przeglądem ofert dostępnych na rynku oraz weryfikacją projektów referencyjnych, zrealizowanych przez potencjalnych partnerów. W celu zagwarantowania najwyżej jakości i bezpieczeństwa sukcesu wydzielania na zewnątrz kolejnych funkcji w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi ich przenoszenie – jak wspomnieliśmy – podzielono na etapy, w ramach których w pierwszej kolejności zlecono na zewnątrz funkcje płacowe. W ten sposób zweryfikowano jakość partnera. Weryfikacja jego pracy była możliwa poprzez zapewnienie dostępu wybranego pracownika działu personalnego do tego samego systemu kadrowo-płacowego, z którego korzystali także pracownicy partnera outsourcingowego, i możliwości bieżącego weryfikowania wprowadzanych danych, przygotowywanych zestawień i raportów, jak również weryfikacji poprawności i terminowości generowanych dokumentów formalnych.

Po potwierdzeniu wysokiej jakości i spełnieniu oczekiwań przedsiębiorstwa w obszarze realizacji zadań związanych z administracją płacami podjęto decyzję o przekazaniu do realizacji temu samemu partnerowi funkcji kadrowych. Podobnie jak w przypadku funkcji płacowych, weryfikację jakości realizacji funkcji kadrowych dokonano poprzez bieżące sprawdzenie danych w systemie kadrowo-płacowym, jak również weryfikację dokumentacji pisemnej przekazywanej do przedsiębiorstwa, urzędów lub pracowników.

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn