Jak przełamać opór pracowników wobec zmian?

opór pracowników wobec zmian

Nie jest prawdą, że nikt nie lubi zmian. Są takie osoby, które zmiany uwielbiają, wręcz nie wytrzymują stagnacji i ciągłej powtarzalności tego co robią.

Jednak mogę się założyć, że większość Twoich podwładnych zmian prawdopodobnie nie trawi. Oznaczają dla nich bowiem zamieszanie, chaos i niepewność zatrudnienia. Były robione jakieś badania na temat zmian i okazało się, że w opinii pracowników wady zmian przeważają nad korzyściami w stosunku 8:2. Gdyby któryś z zespołów naszej wspaniałej ligi piłkarskiej pokonał inny zespół w podobnym stosunku, komentatorzy mówiliby zapewne o sensacji. Jeżeli więc wady zmian aż tak bardzo przeważają nad korzyściami, to wyniku tego nie można lekceważyć.

Nie należy się też dziwić, że pracownicy stawiają opór.

Bez odpowiedniego przygotowania pracowników do zmian może dojść nawet do swoistego ich sabotowania.
A to raczej firmie na dobre nie wyjdzie.

Tak jak nie wyszło pewnej firmie produkcyjnej, w której młodzi, dynamiczni ludzie z działu marketingu postanowili wprowadzić unowocześnienia. Na pierwszy ogień poszło zreorganizowanie linii produkcyjnej. Tak się składało, że w dziale produkcji pracowali, mający już pewien staż na rynku pracy, doświadczeni „wyjadacze”, którzy od pewnego czasu tych młodych wilczków z działu marketingu nie darzyli zbyt dużym szacunkiem, ani zaufaniem.

Gdy więc „młodzi” postanowili zreorganizować produkcję i zakupili za granicą nową linię technologiczną oraz ściągnęli monterów, którzy mieli ją zainstalować, „starzy” przypatrywali się całej tej operacji z ironicznym uśmiechem. W końcu doszło do wpadki. Linia nie działała tak jak powinna, a więc pieniądze zostały wyrzucone w błoto. I, co ciekawe, „starzy” cały czas wiedzieli, że tak się stanie. Nikt ich jednak nie zapytał o zdanie, decydując się na zakup maszyny, więc postanowili nic nie mówić i utrzeć „młodym” nosa. Niech się nauczą na własnych błędach – zacierali ręce patrząc na ich działania.
Niestety odbyło się to kosztem firmy.
Ale o tym nikt przecież nie myślał.
Bo jedna strona chciała pokazać drugiej, kto jest mądrzejszy…
Czy można było tego uniknąć?
Jak najbardziej.

Należy tylko pamiętać by nie lekceważyć faktu, że wszelkie, również najdrobniejsze, zmiany wywołują u ludzi opór, który czasami prowadzi nawet do sabotowania nowości.

Trudno jednak z tego powodu zrezygnować z wprowadzania zmian. Są one konieczne
w każdej firmie – począwszy od zatrudnienia nowych ludzi, zmiany lokalu, wprowadzenia nowych produktów, aż po reorganizację. Jednak, aby zostały one dobrze przyjęte przez ludzi, trzeba je odpowiednio wprowadzić.
Jakie więc warunki trzeba spełnić, by Twoi pracownicy zaakceptowali zmiany w firmie?
Przede wszystkim pozwól swoim pracownikom kontrolować proces zmian.

Ludzie zwykle postrzegają wszelkie zmiany jako coś, co przyszło „z góry”, zostało wprowadzone przez dyrekcję, bez ich wiedzy i woli. Dlatego właśnie widzą w nich zagrożenie i dlatego rodzi się w nich opór przeciw wszelkim nowościom. By poradzić sobie z takim oporem najwyższe kierownictwo firmy powinno uzyskać poparcie całej kadry menedżerskiej, a także nieformalnych liderów zespołów. Oni muszą być rzecznikami zmian – dzięki temu nie będą one postrzegane jako kaprys najwyższej dyrekcji czy też młodych, żądnych nowości żółtodziobów.
Zmiany się nie udadzą, jeśli nie uzyskasz dla nich też akceptacji pracowników.

Dlatego, gdy jakakolwiek zmiana ma być wprowadzona w Twoim zespole, odpowiednio wcześnie zaangażuj pracowników w cały proces. Poproś ich o konsultację, aby poczuli się współautorami zmian. Nie rób jednak konsultacji na pokaz, na zasadzie: wy mówcie co chcecie, a my i tak już podjęliśmy decyzję.

Musisz informować, rozmawiać, wskazywać korzyści, wyprzedzać plotki, pytać o opinie, zachęcać do szukania pomysłów i podkreślać sukcesy.

Brak właściwej komunikacji przy wprowadzaniu zmian zwykle mści się. Bo ludzie nie rozumieją ich celowości. Zadają sobie pytanie po co akurat teraz są wprowadzane i najczęściej mają za złe, że nikt ich o tym wcześniej nie poinformował. Co wcale nie znaczy, że żadnej informacji nie było. Informacja ta do nich po prostu nie trafiła. W przypadku zmian nie możesz się niestety zasłaniać się starą zasadą prawników, że nieznajomość prawa nie zwalnia od jego przestrzegania.
Musisz mieć przekonanie, że informacja o zmianach nie tylko dotarła do pracownika, ale przede wszystkim, że on ją we właściwy sposób zrozumiał.

Nigdy nie czekaj z mówieniem o zmianach, aż przygotujesz ich projekt.
Nie licz na to, że nikt się nie dowie, że najwyższe kierownictwo firmy coś szykuje. Na pewno pojawią się plotki, a wraz z nimi strach. Wiadomo bowiem, że najbardziej boimy się nieznanego.

Dlaczego takie filmy jak na przykład serial Z Archiwum X wzbudzały napięcie już  w momencie, gdy słychać było muzykę w czołówce?

Dobry thriller to taki, którego widz boi się, mimo, że nic się jeszcze nie wydarzyło. Narasta napięcie, widz wyobraża sobie co może zobaczyć. Gdy natomiast film zaczyna się od zdjęć seryjnego mordercy, który zabija właśnie kolejną ofiarę napięcie spada prawie do zera. Pojawia się najwyżej obrzydzenie: Tyle krwi, a to dopiero początek filmu…

Jeżeli nie chcesz by zmiany, które wprowadzasz miały dramaturgię podobną do filmów z serii Z Archiwum X, ujawnij jak najszybciej co szykujesz, żeby Twoi podwładni nie wyobrażali sobie najgorszych scenariuszy.
Jeżeli odpowiednio wcześnie poinformujesz pracowników o tym, co przygotowujesz, nie dopuścisz do plotek, a Twoi podwładni będą mieli więcej czasu, by się oswoić z planowanymi zmianami.

Pamiętaj, by wyraźnie mówić dlaczego zmiany są konieczne, jakie korzyści przyniosą (pokaż te korzyści na przykładach, które oni zrozumieją, i które do nich przemówią – nie mów pracownikom serwisu, że firma osiągnie większą rentowność, tylko że za dwa lata wszystkich będzie stać na urlop na Majorce). Jeśli pracownicy zrozumieją cel zmian, będą mieli większe zaufanie do swoich szefów.
Samym jednak informowaniem jeszcze nikt nie wprowadził zmian bez komplikacji.

Ze zmianami jest tak jak ze wszystkimi reformami.

Jeżeli dowiemy się jakie korzyści zmiany przyniosą będziemy chcieli podpisać się pod nimi obydwoma rękami, ale… nie bardzo chcemy przechodzić okresu transformacji, który oznacza więcej wysiłku, więcej stresu i więcej niepewności.
Gdy więc opowiesz pracownikom jakie perspektywy stoją przed firmą, otrzymasz pełne poparcie z ich strony: Tak, zmieniajmy się – będziemy najlepszą firmą w Polsce – krzykną jak na wiecu partyjnym.

Jednak gdy już dojdzie do zmian zaczną uświadamiać sobie, że aby zostać najlepszą firmą w Polsce oni sami też muszą się zmienić i wtedy zaczną się problemy. Zaczną krzyczeć jeszcze głośniej niż wtedy, gdy pokazywałeś im perspektywy rozwoju firmy. Jednak teraz nie będą wyrażać aprobaty dla Twoich działań. Coraz częściej usłyszysz: Przecież do tej pory było tak dobrze (czytaj: w pracy były luzy, a pensja też nie była najgorsza), to po co mamy się zmieniać (czytaj: dlaczego mam się narażać na to, że stracę pracę, bo nie uda mi się dostosować do nowych, wyższych wymagań?).

Staraj się zaangażować pracowników we wprowadzanie zmian.

Najlepiej poproś by sami zgłosili, co wymaga zmiany i jakie korekty należy przeprowadzić. Jeżeli zaakceptujesz przynajmniej część ich pomysłów, to nie odczujesz oporu z ich strony podczas wdrażania zmian, ponieważ będą się czuli ich współautorami.

Kiedy jednak liczy się czas i gdy istnieją już standardy stosowane z powodzeniem w innych firmach, wprowadź je odgórnie. Najlepszym przykładem jest telefoniczna obsługa klientów. W tej dziedzinie zasady powszechnie stosowane na świecie są w Polsce rzadkością. Standardem jest np. obsługiwanie klienta przez jedną osobę, najlepiej podczas jednej rozmowy telefonicznej. Musisz więc nauczyć pracowników, by nie przełączali osoby dzwoniącej po całej instytucji, ale sami załatwili jej problem, nawet jeżeli wymagałoby to konsultacji ze specjalistami.

Narzucone zmiany mogą wywoływać opór, dlatego nie stwarzaj wrażenia, że są one najlepszymi z możliwych ale zachęcaj pracowników do ich komentowania i proponowania korekt. Jeżeli ich pomysły będą miały sens, postaraj się wprowadzać je w życie.

Pozwól pracownikom odkryć, dlaczego zmiany są potrzebne.

Menedżerowie często nie dostrzegają, że to co dla nich jest jasne i oczywiste, dla pracowników wcale takie być nie musi. Jeżeli Ty wiesz, że zmiany są konieczne, to wcale nie oznacza, że wiedzą to również Twoi pracownicy. Oni często nawet nie dostrzegają problemów, które wymagają rozstrzygnięcia poprzez planowane zmiany. Jeśli więc widzisz potrzebę zmian, to przekaż tę wizję swoim ludziom.

Nie staraj się jednak być sprzedawcą, który na siłę próbuje przekonać klienta, że oferowany mu produkt jest dla niego najlepszy. Jeżeli Twoi pracownicy nie widzą potrzeby zmian, to pomóż im samym zdiagnozować problemy trapiące Wasze przedsiębiorstwo i poproś ich o sugestie, co trzeba poprawić, by funkcjonowało ono właściwie. Dzięki temu uzyskasz pewność, że wszyscy w firmie dostrzegają i rozumieją jej problemy oraz widzą, co trzeba zrobić, by je wyeliminować.

Rozwiej wątpliwości swoich podwładnych.

Nie powinno Cię dziwić, że pracownicy są niepewni swej przyszłości. Boją się ryzyka, nie wiedząc dobrze co jest za drzwiami, które muszą przekroczyć. Żeby rozwiać ich wątpliwości, musisz bardzo dużo czasu poświęcać na rozmowy. Dziel się na bieżąco posiadanymi informacjami, rób to zaraz po tym, jak je otrzymasz. Największym błędem menedżerów jest czekanie aż zakończy się planowanie zmian i wszystkie decyzje zostaną podjęte. Dopiero wtedy z radosnym uśmiechem na twarzy ogłaszają je pracownikom.

Z każdą zmianą musisz zaznajamiać ludzi powoli i odpowiednio wcześniej, by zdążyli się do niej przyzwyczaić. Okazuje się, że sam upływ czasu często rozwiewa wątpliwości bo człowiek musi się po prostu oswoić ze wszystkimi nowymi rzeczami.

Nie neguj starych rozwiązań.

Gdy wprowadza się coś nowego, podobnie jak nową linię technologiczną w opisanej na początku firmie, to pracownicy przyzwyczajeni do starego porządku mogą odebrać jako to krytykę tego, co robili do tej pory. A przecież nikt nie lubi, gdy przekreśla się cały jego dorobek i doświadczenie. Pamiętaj więc, aby pokazać wszelkie zmiany w odpowiedniej perspektywie. Dbaj, by pracownicy nie czuli się anachroniczni i niekompetentni, ale raczej elastyczni i nowocześni – tacy, którzy umieją dostrzec potrzebę zmian. Musisz im więc wytłumaczyć, że ciągle zmieniają się wymogi oraz powstają nowe technologie. To, co robili dawniej, było dobre, ale teraz, by dotrzymać kroku konkurentom, trzeba dokonać zmian. Postaraj się również by przy wprowadzaniu nowości wykorzystać doświadczenie swoich pracowników.
W trakcie zmian utrzymuj dwustronny kontakt z pracownikami.

Musisz ich informować, jaki jest bieżący stan zmian, jakie projekty już zostały wdrożone, które niedługo ruszą, jakie problemy napotykają ich wykonawcy i jak sobie z nimi radzą. Koniecznie komunikuj wszystkie sukcesy, jakie ktokolwiek osiągnął, wdrażając nowy projekt. To zmobilizuje ludzi. Posłuż się w tym celu gazetką firmową czy też Intranetem. Bardzo ważne jest także stworzenie dokładnego i przejrzystego harmonogramu zadań, by każdy wiedział w czym bierze udział i kiedy poszczególne etapy zostaną zakończone.

Zarówno Ty, jak i inni menedżerowie, powinniście dużo rozmawiać z pracownikami. Spróbuj poznać ich problemy związane z wprowadzaniem nowych projektów oraz znaleźć sposób na to, by im zaradzić. Czasem drobny problem budzi niechęć do całości zmian – lepiej więc temu mu zapobiec.

Gdy natomiast problemy zaczną się piętrzyć, pracownicy dojdą do wniosku, że koszty zmian ponoszą tylko oni, a jedynym beneficjentem jest kierownictwo firmy. Staraj się wtedy przekonać ich, że Ty także dzielisz z nimi dole i niedole. Opowiedz o swoich kłopotach i o tym, jak zmiany dotknęły Ciebie (np. że żona grozi wyprowadzeniem się do rodziców, bo tak zaabsorbowała Cię praca, że w domu jesteś tylko gościem). Będziesz wówczas bardziej wiarygodny.

Postaraj się zmienić negatywne nastawienie pracowników.

Zmiany najczęściej automatycznie kojarzą się z redukcją etatów, a perspektywa utraty pracy zakłóca poczucie bezpieczeństwa – w konsekwencji strach może paraliżować nawet te osoby, które do tej pory pracowały efektywnie. Nie możesz jednak pozwolić, by złe nastawienie pracowników wzięło górę, bo zmiany się nie powiodą. Jeżeli planujesz zwolnienia, to jak najszybciej wyjaśnij, ile osób będziesz musiał zwolnić, dlaczego, kiedy te redukcje nastąpią i jakie będzie kryterium zwolnień.

Postaraj się przekonać swoich ludzi, że jeżeli będą efektywni, to zachowają pracę. Zadbaj też o to by perspektywa utraty pracy nie równała się tragedii życiowej – pomóż zwalnianym osobom znaleźć zatrudnienie. W dzisiejszych czasach nie będzie to takie trudne.
Pomóż im dostosować się do nowych warunków pracy.

Równie ważne, jak przygotowanie pracowników do zmian, jest ułatwienie im zaadaptowania się do nich. Pojawienie się nowych technologii, nowych struktur czy nawet nowych współpracowników zmusza nas do dostosowania się, które często jest równoznaczne z wykazaniem się nowymi umiejętnościami. To natomiast niesie ryzyko, że nie poradzimy sobie w nowej sytuacji. Ktoś, kto ma wyrobioną dobrą reputację, boi się okazać niekompetentnym. Dlatego ważne jest, abyś stworzył pracownikom takie warunki pracy, by nie bali się eksperymentować, by wiedzieli, że nawet jak popełnią błąd, nikt ich za ten błąd nie ukarze. Możesz również, jeśli uznasz to za przydatne, wysłać ich na odpowiednie szkolenia.

Pracownicy powinni mieć też pewność, że w każdej chwili możesz służyć im radą i pomocą. Tym bardziej staraj się doceniać ich wysiłek, chwalić każdy najdrobniejszy nawet sukces w stosowaniu nowych wzorców, technik czy urządzeń. Niekoniecznie musisz nagradzać ich finansowo. Wystarczą małe, bezpośrednie nagrody – publiczne podziękowanie czy kolacja. Postaraj się „przyłapać” swoich ludzi na robieniu czegoś dobrego i często ich chwal.

To spowoduje, że uwierzą w siebie i łatwiej zaadaptują się do nowych warunków.

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn