Efektywna komunikacja z przełożonym

komunikacja z przełożonym

Styl i sposób komunikowania się ma istotny wpływ na procesy zachodzące w organizacji oraz na indywidualną wydajność pracy. Styl komunikowania się Twojego przełożonego z pracownikami, ma odzwierciedlenie w stylu jego pracy i stylu przewodzenia oraz innych interakcji organizacyjnych. Analizując przedstawione, style komunikowania, style pracy oraz style przewodzenia, zrozumiesz że, jest możliwość zarządzania „w górę” i zarządzania relacjami z Twoim przełożonym. Pamiętaj jednak, że bez dobrej komunikacji nie można mówić o zarządzaniu własnym przełożonym.

Komunikowaniem nazywamy wymianę informacji i znaczeń, jest ono niezbędnym elementem istnienia każdej organizacji. Nadawanie i odbieranie informacji jest warunkiem koniecznym współpracy, przewodzenia, motywowania, wymiany pomysłów, kształtowania norm grupowych itp.

Komunikacja w organizacji przybiera formy komunikacji:

  • werbalnej i niewerbalnej,
  • bezpośredniej i pośredniej,
  • jednokierunkowej i dwukierunkowej,
  • formalnej i nieformalnej,
  • scentralizowanej i zdecentralizowanej.

W każdej z wyżej wymienionych form komunikacji, może dojść do zakłóceń komunikacyjnych, co w konsekwencji może doprowadzić do nieskuteczności w interakcjach organizacyjnych.
Aby efektywnie komunikować się ze swoim przełożonym, poznaj bezpośrednie przyczyny zakłóceń komunikacyjnych w organizacji oraz możliwości ich pokonania.

  • Przyczynami zakłóceń mogą być cechy ludzi przekazujących i odbierających komunikaty. Różnice językowe – mogą to być różnice kulturowe, wyrażenia żargonowe, terminologia fachowa, cechy społeczne ludzi, wykształcenie, zawód, status, środowisko w którym ludzie żyją. Różnice w postrzeganiu zjawisk, cech i ludzi. Osoby o odmiennej wiedzy, pozycji w organizacji lub doświadczeniu często postrzegają to samo zjawisko, dostrzegając inne jego cechy i przypisując mu inne znaczenia. Filtr informacyjny: odbiorca komunikatu rejestruje i zapamiętuje tylko to, co spodziewa się usłyszeć, a ignoruje i odrzuca to, co stoi w sprzeczności z jego dotychczasowym doświadczeniem lub silnie odczuwanymi potrzebami. Przeniesienie stosunku emocjonalnego do nadawcy ( lęku, gniewu, zazdrości) na komunikat przez niego nadany, przez co nieadekwatnie zostanie odczytana treść komunikatu. Brak niezbędnych kompetencji komunikacyjnych nadawcy lub odbiorcy.
  • Przyczyny zakłóceń mogą istnieć w kontekście działań komunikacyjnych. Niewłaściwe miejsce lub czas przekazania komunikatu. Brak sprzyjającego klimatu w grupie, czyli brak chęci zaangażowania się w wymianę komunikatów. Negatywny wpływ stosunków władzy lub układu sił w grupie.
  • Przyczyny zakłóceń mogą wynikać z cech formalnej struktury komunikacji w organizacji. Zbyt rozbudowany łańcuch powiązań komunikacyjnych. Zbyt duża standaryzacja komunikacji ogranicza możliwości przekazywania informacji nietypowych.
  • Przyczyną zakłóceń mogą być wady środków przekazu (niesprawne telefony, faxy, niewłaściwy system obiegu dokumentów)

Aby pokonać bariery komunikacyjne należy:

  • Właściwie dobrać metodę komunikowania się (rozmowa telefoniczna, bezpośrednia, zebranie, pismo).
  • Szanować wartości, interesy i cechy odbiorcy.
  • Dbać o prostotę i przejrzystość języka.
  • Unikać „gadulstwa” – zasada „minimum słów/znaków – maksimum treści”.
  • Przewidywać wpływ informacji, którą przekazujemy na odbiorcę (jego uczucia, przekonania, poczucie wartości).
  • Dążyć do maksymalizacji sprzężenia zwrotnego, wykorzystania wszelkich informacji od adresata na temat tego czy nasze intencje zostały odebrane i zrozumiane właściwie.
  • Dążyć do eliminacji komunikatów pisanych i mediów na rzecz komunikacji „twarzą w twarz”.
  • Słuchać drugiej strony (umiejętność aktywnego słuchania).
  • Podtrzymywać sprzyjający komunikacji klimat (uśmiech, kontakt wzrokowy, praca głosem), aranżując także przestrzeń, w której odbywa się rozmowa (wyjść zza biurka, przejść do mniej sformalizowanej przestrzeni).
  • Wystrzegać się znanego w psychologii mechanizmu wnioskowania o intencjach drugiej strony na podstawie własnych obaw.

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn