Japońskie kierownictwo podejmuje zdecydowane działania, by zaangażować pracowników w kaizen dzięki systemowi sugestii. W ten sposób system sugestii jest integralną częścią systemu zarządzania, a ilość sugestii zgłaszanych przez pracowników jest uważana za ważne kryterium oceny jakości pracy osób bezpośrednio ich nadzorujących. Z kolei od przełożonych wyższego szczebla oczekuje się takiego wsparcia osób bezpośrednio nadzorujących pracowników, by mogły one im pomagać w kreowaniu większej liczby sugestii.

Japońskie określenie dla filozofii zarządzania i organizacji, która akcentuje potrzebę ciągłych ulepszeń. Wymaga zaangażowania pracowników – zarówno administracji jak i operatorów. Kaizen to zorganizowany proces regulowany procedurami, ukierunkowany i kontrolowany, tak by pobudzić każdego pracownika do doskonalenia jakości i efektywności codziennej pracy na poszczególnych stanowiskach pracy oraz do doskonalenia przepływu w całym strumieniu wartości. Według definicji Masaaki Imai, “KAIZEN znaczy ciągłe usprawnianie w życiu personalnym, życiu domowym, życiu społecznym oraz pracy.

Stosowany w miejscu pracy – przez KAIZEN rozumiemy ciągłe usprawnianie procesów angażujące wszystkich pracowników – kadrę kierowniczą (administration) i pracowników produkcyjnych ( direct labor ). Proces usprawnień jest to ciągły, powtarzający się niekończący cykl działań, który pozwała na osiągnięcie znacznej poprawy produktywności w krótkim okresie czasu.

Kaizen jest metodologią, która została po raz pierwszy użyta przez Toyotę, aby przyśpieszyć ciągły proces usprawnień w firmie produkcyjnej (TPS). Bazuje na metodologii i podejściu Lean Manufacturing, która jest używana przez wiele światowych organizacji. Lean Manufacturing: znaczy eliminować marnotrawstwo oraz ulepszać proces poprzez koncentrację na potrzebach klienta i zmianach kulturowych w obrębie organizacji.

Fundament Domu Gemba

10 zasad Kaizen

1.       Zapomnij o jakichkolwiek uprzedzeniach na Produkcji

2.       Pomyśl raczej jak to zrobić, niż tłumacz, dlaczego tego nie da się zrobić!

3.       Nie szukaj wymówek! Zacznij od podania w wątpliwość istniejących praktyk

4.       Nie szukaj ideału! Rozwiązania wdrażaj natychmiast, nawet jeśli osiągniesz cel tylko w 50 %.

5.       Poprawiaj zauważone błędy natychmiast.

6.       Spraw, aby problemy stały się dla Ciebie wyzwaniem!

7.       Dochodź do prawdziwych przyczyn problemów, stosuj zasadę „5 Dlaczego” i wtedy poszukaj właściwego rozwiązania.

8.       Polegaj na mądrości dziesięciu osób bardziej niż na wiedzy jednej osoby.

9.       Najpierw wypróbuj i sprawdź, potem zatwierdzaj i wdrażaj.

10.   Pamiętaj, że możliwości Kaizen są nieskończone!

Podstawowe pojęcia i techniki KAIZEN

5 razy "Dlaczego" (ang. "5 Why") - Podstawowa dla KAIZEN i jednocześnie najprostsza technika organizatorska, ujmowana w haśle "Gdy trafisz na problem, 5 razy zapytaj ,Dlaczego?'", a w domyśle - pytaj tak długo, aż znajdziesz przyczynę najgłębszą (ang. root cause).

Praktyki 5S (pierwotnie 4S) - system praktyk porządkowania miejsca pracy. Wprowadzenie ich w przedsiębiorstwie zwiększa zaangażowanie pracowników na rzecz doskonalenia procesów. Są one także wykorzystywane jako fundament tzw. kompleksowych systemów zarządzania (najczęściej TPM). Akronim pochodzi od pierwszych liter pięciu słów japońskich. W pierwszym polskim przekładzie Wiesława Kosieradzkiego praktyki 5S zawierają się w hasłach:

KAIZEN albo Ciągłe Ulepszanie (ang. Continuous Improvement) jest to zbiór praktyk zwiększania konkurencyjności i produktywności przedsiębiorstwa (i innych organizacji), poprzez USPRAWNIANIE METOD PRACY MAŁYMI KROKAMI. Przedsiębiorstwa zarządzane w oparciu o KAIZEN mają wyraźną przewagę ekonomiczną i konkurencyjną nad przedsiębiorstwami zarządzanymi tradycyjnie.

Wprowadzenie
Filarem filozofii i metod KAIZEN jest przekonanie, że produktywność pracy można podnosić nie poprzez przyspieszanie procesów i zwiększanie wysiłku fizycznego, czyli „dokręcanie śruby”, ale poprzez taką ZMIANĘ METOD, która daje w efekcie UPROSZCZENIE pracy. Po polsku powiedzielibyśmy: „Lepiej się nie narobić a zarobić”, „Dwa razy pomyśl zanim zrobisz”.

Karta sugestii kaizen do wydrukowania lub wypełnienia elektronicznego (DOCX) znajduje się tutaj

Masaaki Imai definiuje następujące warunki osiągania doskonałego przepływu. Są to: standaryzacja, 5S, zarządzanie wizualne, eliminacja muda, reorganizacja struktury zarządzania oraz stworzenie kultury kaizen. Celem niniejszego artykułu nie jest techniczne omówienie powyższych warunków ani metod doskonalenia procesów. Są one jedynie wymienione i ujęte przez autora w proponowanej klasyfikacji i porządku, aby uświadomić czytelnika o realnie istniejącym instrumentarium zarządzania i narzędzi inżynierii produkcji.

Co ma wspólnego kaizen z klasycznie rozumianą logistyką jako systemem procesów fizycznego przemieszczania surowców, materiałów, wyrobów gotowych od dostawców po klienta ostatecznego? Z pozoru niewiele. Jeżeli jednak logistykę interpretujemy nieco szerzej, to dojdziemy do wniosku, że takie kryteria oceny efektywności wszelkiego rodzaju przepływów jak czas, dokładność, elastyczność, terminowość, pracochłonność, w gruncie rzeczy uzależnione są od fizycznych operacji w poszczególnych ogniwach tychże procesów. Interpretując współcześnie logistykę jako działania systemowego zarządzania procesowego łatwiej jest nam identyfikować powstawanie wartości dodanej w poszczególnych ogniwach tych procesów.

Kaizen to w największym skrócie ciągłe doskonalenie wykonywanej pracy, własnej wydajności dotyczące zarówno pracowników jak i kierownictwa, pociągające za sobą relatywnie niskie koszty i realizujące się przez niewielkie, szybkie, proste usprawnienia.

Rozwinięciem filozofii kaizen a właściwie jej wykorzystaniem jako podstawowej metody jest koncepcja lean manufacturing i w szerszym ujęciu lean management oznaczająca odpowiednio produkcje wyszczuploną i zarządzanie wyszczuplone. Obecnie bardzo często w praktyce łączy się koncepcje lean z six sigma, która bazując na statystyce skupia się na czynnościach optymalizujących wartość dla klienta. Lean i kaizen zorientowane są natomiast na eliminowaniu tego co tej wartości nie przynosi. Lean generuje zatem szybkość procesów, six sigma kładzie nacisk na dokładność i jakość redukując odchyłki w procesach. Reasumując współczesne continuous improvement jest zintegrowaniem koncepcji lean i six sigma.

Kaizen to niskokosztowne, zdroworozsądkowe i twórcze podejście do zarządzania. System który narodził się przed ponad pięćdziesięcioma laty w japońskich firmach przemysłowych. Sam termin „kaizen” oznacza w tłumaczeniu dosłownie „dobrą zmianę” i jest rodzajem filozofii zarządzania ściśle związanej z japońską kulturą i mentalnością. To niekończący się proces podnoszenia jakości firmy i produktu. Zgodnie z tą myślą wymóg spełniania określonego kryterium staje się tylko punktem wyjścia do podwyższenia tego kryterium. Gdy dany proces produkcyjny osiąga wydajność spełniającą narzucone zewnętrznie lub wewnętrznie normy – fakt ten nie powinien powstrzymywać przed dążeniem do dalszej poprawy wydajności. Kaizen stanowi sposób myślenia, w którym poszukiwanie wszelkiego rodzaju usprawnień i twórczych rozwiązań stanowi „rutynę” zarządzania.

Metoda Kaizen
Podstawowym, choć nie jedynym elementem wdrażania szczupłego zarządzania do organizacji jest metoda Kaizen – ciągłe wprowadzanie zmian i usprawnień. W metodzie tej podlegają nieustannej analizie poszczególne powtarzające się czynności, składające się na obsługę wybranej sfery działalności przedsiębiorstwa, a mianowicie: