W systemach logistycznych opartych na koncepcji Just-In-Time (dokładnie na czas) kontrola dostaw przebiega w szczególny sposób. Just-In-Time wymaga m.in.: długoterminowego porozumienia partnerskiego firm, zaufania popartego argumentami, swobodnego (dynamicznego i szczegółowego) przepływu informacji, wspólnych systemów planowania i harmonogramów dostaw oraz łagodzenia konfliktów na styku: koszty – jakość. Wszystko to sprawia, że dostawcy stają się właściwie przedłużeniem firmy macierzystej. Jak zorganizować sobie taką współpracę?
Koncepcja Just-In-Time polega na zaufaniu i ścisłym współdziałaniu odbiorcy z dostawcami. Oczywiście zanim włączysz Twojego dostawcę do systemu JIT, musisz wcześniej go sprawdzić (przeprowadzić u niego tzw. audit kliencki) i nadać własny certyfikat.
Taki dostawca powinien być w stanie w przyszłości dostarczać surowce, materiały i komponenty o odpowiedniej jakości i w odpowiednim czasie. Te dwa czynniki (jakość i terminowość) są niezwykle istotne, gdyż dostawy towarów, niezbędnych do produkcji, od klasyfikowanych dostawców JIT, są przekazywane bezpośrednio na linie produkcyjne.
Rejestr stałych dostawców
W przypadku stosowania systemu Just-In-Time powinieneś prowadzić rejestr stałych dostawców. Kolejnych kontrahentów wpisuj do rejestru dopiero po zrealizowaniu przez nich co najmniej trzech dostaw bez zastrzeżeń jakościowych. Od potencjalnego dostawcy JIT możesz oczekiwać również posiadania certyfikatu systemu jakości.
Wymagania koncepcji Just-In-Time pozwolą Ci skrócić czas działań operacji kontroli – przede wszystkim jakościowej. Jednak decydując się na to rozwiązanie, musisz zapewnić wysoką jakość działań logistycznych. Jak temu sprostać?
Kontrola odbiorcza w magazynie dostawcy
Jednym z możliwych rozwiązań jest kontrola odbiorcza w magazynie dostawcy. Jeśli Twój dostawca ma samodzielnie kontrolować jakość dostarczanego Ci towaru, powinien mieć świadectwa, że wszystkie stosowane przez niego urządzenia i sprzęt badawczy:
- mają ważną legalizację,
- zostały prawidłowo wykalibrowane i
- odpowiadają wymaganiom norm określających procedury badań.
Przy przeprowadzaniu kontroli odbiorczej w magazynie dostawcy jako odbiorca powinieneś mieć zapewnioną możliwość udziału w kontroli.
Uwaga! Jeśli w systemie JIT pełnisz rolę dostawcy, bądź ostrożny! Twój odbiorca może wprowadzić bardziej rygorystyczne warunki współpracy. Jeśli uwzględnisz przy tym fakt, że wszystkie koszty związane z kontrolą jakości materiałów i komponentów obciążają firmę dostawcy, to układ ten może się okazać dla Ciebie mało atrakcyjny. Jednak… w praktyce klient, który narzuca kontrole bardziej surowe niż wskazują to normy branżowe lub standardowa praktyka dostawcy, sam ponosi koszty podwyższonej jakości.
Audit jakości dostawcy
Innym rozwiązaniem, które zapewni Ci wysoką jakość działań logistycznych, jest audit jakości dostawcy. Audity to systematyczne i niezależne badania, mające określić, czy działania dotyczące jakości i ich wyniki odpowiadają zaplanowanym ustaleniom oraz czy te ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów.
Audit nie ogranicza się tylko do oceny stopnia realizacji ustaleń, ale obejmuje również analizę problemu, tzn. czy zaplanowane ustalenia mogły przynieść zamierzony skutek.
Audit zewnętrzny
Audit zewnętrzny podzielić można na 2 rodzaje:
- audit drugiej strony i
- audit trzeciej strony (audit niezależny).