5S – Żart czy poważna metoda?

„5S” to ruch, który mimo swojej niepozornej nazwy jest kluczem do sukcesu w poprawie produktywności. W praktyce oznacza „dbałość o porządek, skrzętne gospodarowanie”. 5-S jest jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania.

Reprezentuje podstawowe działania na rzecz ulepszenia pracy, zapewniające odpowiednią jakość produktów, niskie koszty wytwarzania, właściwą dostawę wyrobów gotowych oraz bezpieczeństwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy dają firmie dobrą reputację.

Charakterystyka metody 5S

Metoda „5S” rozpoczyna każdy program usprawnień. Jest ona narzędziemwspomagającym analizę procesów zachodzących na stanowisku pracy. Jej rezultatem jest efektywna organizacja miejsca pracy, uproszczenie środowiska pracy, eliminacja strat związanych z brakami i awariami. Filozofia 5-S ma swoje korzenie w Japonii.

Nazwa „5S” jest akronimem pięciu japońskich słów o następujących znaczeniach:

  • Seiri (selekcja/sortowanie i pozbywanie się)
  • Seiton (systematyczność/układanie w należytym porządku)
  • Seiso (sprzątanie/czyszczenie)
  • Seiketsu (standaryzacja/utrzymanie w porządku i schludności)
  • Shitsuke (samodyscyplina/etyka w pracy)

Selekcja

Celem tego etapu jest:
1. Posortowanie przedmiotów na dwie grupy: tych potrzebnych i tych niepotrzebnych w pracy,
2. Posortowanie rzeczy potrzebnych na grupy zależne od rodzaju pracy,
3. Poukładanie rzeczy potrzebnych w sposób wygodny do użycia.

Jest wiele miejsc w fabryce lub w biurze, zajętych przez sterty przedmiotów pomieszanych ze sobą i pozostawionych w nieporządku. Trzeba je poklasyfikować na „potrzebne” i „niepotrzebne”. Łatwo to powiedzieć, lecz trudniej zrobić. Przyczyną tej trudności jest nasze przekonanie, że nie możemy wyrzucić rozmaitych rzeczy bo są jeszcze nowe i mogą się przydać w przyszłości. Nie możemy wszystkiego wyrzucać na raz.

Przed pozbyciem się rzeczy niepotrzebnych musimy rozstrzygnąć, które rzeczy są potrzebne, a które nie. Po posortowaniu rzeczy potrzebne powinno się poklasyfikować według przeznaczenia i aktualności zastosowania. Co do rzeczy niepotrzebnych, również trzeba je poklasyfikować według miejsca, gdzie je umieścimy. Wraz z postępami sortowania ujawnia się wiele pustych miejsc. Czyszcząc te puste miejsca możemy znaleźć np. źródła wycieku – „nieszczelności”, którymi wydobywa się powietrze, woda, elektryczność, olej i opary .

Układanie w dobrym porządku

Kiedy zakończyliśmy etap pozbywania się, następnym krokiem jest sporządzenie planu pokazującego gdzie potrzebne rzeczy powinny być umieszczone oraz jak wiele ich powinno się składować we właściwym miejscu. Chodzi o taki porządek, w którym potrzebną rzecz można wziąć bez opóźnień. W ten sposób podnosi się sprawność pracy.

Czyszczenie

Czyszczenie oznacza utrzymywanie miejsca pracy w stanie wolnym od zanieczyszczeń. Brzmi to na pozór bardzo niewinnie i sprawia wrażenie łatwego zadania, gdyż zatrudniamy do tego przecież specjalny personel. Jednak trudniej wdrożyć tę praktykę jeśli próbujemy czyścić każdy zakątek i zakamarek w zakładzie. Prawdziwego czyszczenia nie da się pozostawić specjalnemu personelowi, np. sprzątaczkom.

Wszyscy ludzie w przedsiębiorstwie, łącznie z kierownictwem naczelnym powinni brać udział w czyszczeniu. W systemie 5-S czyszczenie nie oznacza po prostu zamiatania lub mycia podłóg. Chodzi o zapewnienie stanu, w którym zakład jest wolny od pyłu i brudu, co umożliwia łatwe zauważenie nienormalnych warunków, które mogłyby powstać. Czyszczenie daje nam możliwość dobrego prewencyjnego utrzymania ruchu oraz poprawy bezpieczeństwa.

Utrzymywanie porządku i schludności

Oznacza to utrzymywanie stanowisk pracy w zakładzie w stanie wolnym od pyłu i brudu. Nie łatwo jest tego przestrzegać. Musimy mieć nastawienie do utrzymywania wszystkiego w czystości. We właściwym sensie utrzymywanie porządku i schludności nie jest jednorazową akcją. Wyraża raczej warunek bycia starannym. Aby utrzymywać ten stan musimy przeprowadzić wpierw akcję czyszczenia. Dlatego porządek i schludność są ze sobą związane. W czystych i schludnych warunkach ludzie mają poczucie, że pracują na jasnym i pogodnym stanowisku pracy, co nadaje wartości ich pracy.

Samodyscyplina

Wprowadzenie koncepcji 5S wymaga od pracowników ścisłej samodyscypliny związanej z wdrożeniem i przestrzeganiem zasad systematycznego sprzątania i selekcji. Prowadzi to do wzrostu świadomości personelu, a tym samym zmniejszenia liczby niezgodności (wyrobów i procesów), usprawnienia komunikacji wewnętrznej, a przez to do poprawy relacji międzyludzkich . Jak więc widać „trzy pierwsze S” pokazują w jaki sposób zaprowadzić porządek na stanowisku. Określają system jakim będziemy się posługiwać.

Dwa ostatnie „S” podpowiadają jak ten system utrzymać i doskonalić. Wprowadzony porządek w krótkim czasie potrafi dać wymierne korzyści. Praca na stanowiskach staje się mniej męcząca dla pracownika i bardziej efektywna. Wzrasta wydajność, poprawia się i stabilizuje jakość. Odnotowuje się zmniejszenie usterkowości maszyn i urządzeń, a przez to następuje poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy. Praktyczna interpretacja poszczególnych elementów 5S została przedstawiona w tabeli 1.

Elementy 5S

Wdrażanie 5S

Wprowadzenie praktyk 5S w organizacji nie wymaga dużych nakładów. Jest to system prosty, łatwy do zrozumienia, a co za tym idzie dość szybko akceptowany przez pracowników. Podjęcie 5S daje szanse na przyzwyczajenie pracowników do systematycznych działań w kierunku usprawnienia pracy. Na przykład upowszechniając operacje „Just in Time”, najpierw trzeba wdrożyć praktyki 5S. Z chwilą gdy firma zdecyduje się wprowadzić ruch 5S, nakłania się wszystkich pracowników i całe kierownictwo do podjęcia inicjatywy na rzecz porządku.

Dzięki temu mogą szybko przekonać się, że ich praca przynosi namacalne rezultaty.  A to w konsekwencji pozwala wdrożyć skutecznie kolejne reformy dotyczące utrzymania czystych i schludnych stanowisk pracy.

Technika 5S najczęściej stosowana jest do:

  • przedmiotów podlegających obróbce, a więc materiałów zaopatrzeniowych, półproduktów, produktów gotowych,
  • przedmiotów będących pozostałością podprocesową, takich jak: odrzuty, braki, wióry, nieużyte materiały itp.,
  • fizycznych środków produkcji: maszyn, obrabiarek, urządzeń transportowych, narzędzi, przyrządów i uchwytów, skrzyni narzędziowych, stołów warsztatowych i pojemników na części,
  • materiałów czy przedmiotów szybko zużywalnych, jak: oleje smarujące, ciecze chłodzące, rękawice ochronne itp.,
  • budynków: ścian, sufitów, okien, podłóg,
  • przyborów i urządzeń biurowych,
  • rzeczy osobistych,

Generalnie budynek jak i wszystkie przedmioty znajdujące się wewnątrz mogą zostać objęte praktyką 5S. Organizowanie ruchu 5S można określić skrótem „PDCA”, od ang. PLAN – zaplanuj, DO – zrób, CHECK – sprawdź, ACTION – zastosuj (tabela 2). Należy przy tym przewidzieć następujące rodzaje działań :

Organizacja 5S

Organizacja 5S

  1. Grupowe przygotowanie ruchu 5S.
  2. Wyznaczenie osób odpowiadających i promotorów.
  3. Ustalenie kryteriów do oceny „skrzętnego gospodarowania.
  4. Przydzielenie poszczególnym grupom odpowiedzialności ze określone obszary prac.
  5. Wybranie w grupie osoby odpowiedzialnej za dany obszar.
  6. Włączenie w ruch całego kierownictwa.
  7. Regularne ocenianie postępów.
  8. Okresowe nagradzanie.
  9. Ustalenie nowych standardów pracy w oparciu o osiągnięte pozytywne rezultaty ruchu.

Przedstawiona powyżej lista działań nie wyczerpuje wszystkich zagadnień związanych z wprowadzeniem praktyk 5S. Ich realizacja przy stale wzrastającym zaangażowaniu pracowników doprowadzi w końcu do poprawy zdyscyplinowania personelu i wzrostu jego zadowolenia. Wtedy głównym zadaniem kadry kierowniczej i nadzoru będzie nie tylko utrzymanie tego, co zostało zrobione, ale i przejście do permanentnego doskonalenia stanowisk pracy i warunków socjalnych. W przyszłości należy czuwać by praktykami 5S objąć kolejne zakłady czy wydziały. Działania te traktuje się jako podstawowy krok na drodze do uzyskania certyfikatów jakości (np. ISO 9001 lub 9002) .

Wnioski
„5S” wydaje się z pozoru bardzo prostą metodą i być może z tego właśnie powodu istnieje w przemyśle silna tendencja do lekceważenia jej wagi. Każdy może powiedzieć, że ją zna. Jednak co innego wiedzieć a co innego – robić. Utrzymywanie miejsca pracy stale w schludności i porządku wymaga wiele wysiłku. Dbanie o porządek to nie tylko zajęcie sprzątaczek. Odpowiedzialni są za to wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa, włączając w to prezesa. Zazwyczaj ludzie interpretują skrzętne gospodarowanie jako czyszczenie. Tymczasem 5S jest jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania. Są to podstawowe działania na rzecz ulepszania pracy, zapewniające odpowiednią jakość produktów, niskie koszty wytwarzania, właściwą dostawę wyrobów gotowych oraz bezpieczeństwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy dają firmie dobrą reputację.

„Skrzętne gospodarowanie” postrzega się jako drugorzędną pracę w organizacji. Wolimy myśleć że gospodarowanie nie wchodzi w zakres naszej odpowiedzialności oraz, że jesteśmy zbyt zajęci aby zawracać sobie głowę takimi pracami, które – jak wierzymy – mogą być powierzone osobie odpowiedzialnej za czystość. Toteż jeśli ktoś przekonuje o potrzebie kampanii gospodarności, inni zwykle odpowiadają: „Cóż to? Czy wszyscy musimy zajmować się robieniem porządków?

To nonsens! Lepiej zapomnij o takich dziecinnych pomysłach”. Jeszcze inni mogą odpowiedzieć: „Czyszczenie nie jest moim zajęciem. To zadanie sprzątaczek. Nie będę uczestniczył w tak absurdalnej i śmiesznej kampanii”. Być może ktoś mógłby rzec: „Zawsze czyszczę moje biurko i jego otoczenie. Jeśli wszyscy podążą moim przykładem, nie będzie potrzeby urządzania takiej kampanii. Wystarczy wydać dyscyplinujące zarządzenie aby wszyscy pracownicy oczyścili swoje stanowiska pracy, nie trzeba organizować kampanii”.

Tymczasem, jak wskazują badania , gospodarna zapobiegliwość w sposób bezpośredni wiąże się z podnoszeniem produktywności. W praktyce dowiedziono, że jeśli odnosimy sukces w dobrym gospodarowaniu, możemy spodziewać się wzrostu produktywności nawet o 30%. Na taki wzrost składa się na przykład poprawa jakości, którą łatwiej uzyskać w czystszej przestrzeni; redukcja kosztów będąca wynikiem bardziej sprawnej pracy, gdy ma się pod ręką wszystkie narzędzia i materiały ułożone w należytym porządku na swoim miejscu; dostawa na czas i w wymaganej ilości jako rezultat dobrze zorganizowanej operacji w czystych warunkach. To wszystko przyciągnie więcej klientów i w ten sposób umożliwi wytworzenie większe liczby produktów po niższych kosztach. Niewątpliwie, więc metodę 5S należy traktować poważnie.

Related Post

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn